Teams の会議で PowerPoint の「発表者ツール」を使いたい

Microsoft Teams で会議中に PowerPoint のスライドを使います。その際、発表者が「発表者ツール」を使うことはできますか？

PowerPoint の発表者ツールは、Office 2013 以降、PC をプロジェクターに接続して、スライドショーを開始すれば、自動的に利用できるようになっています。

上記画像の場合、左側がプロジェクターに映っている画面、そして、右側が発表者ツールです

「発表者ツール」には、PowerPoint の「ノート」に書き込んだメモが表示されます。

PowerPoint 2016でメモを見ながら発表したい

また、ツールも用意されています。Office 365 だと字幕も表示できます。

PowerPoint のリアルタイム字幕機能

Teams での会議で PowerPoint のスライドを使いたい場合、一般的には、会議中に表示されるバーの「共有」ボタンを押します。

これで、「共有トレイ」が開きます。「共有トレイ」内には、「デスクトップ画面」と現在表示されているウインドウ、そして、「PowerPoint」にSharePoint や OneDrive for Business 内に保存されている PowerPoint のファイル、Whiteboard が表示されます。

通常は、「PowerPoint」内に表示されるファイルを選択します。

※利用したい PowerPoint ファイルが表示されていない場合は、「参照」から見つけます。

これで、Teams にPowerPoint のスライドが表示されます。しかし、「発表者ツール」は、表示されません。Teams でできるのは、スライドを進めると戻すだけです。

そうしたところ、Teams で発表者ツールを使う方法を @hrfmjp さんが見つけてくださいました。（ありがとうございます！

Microsoft Teams の Web 会議でプレゼンするときでも PowerPoint の発表者ツールを使いたい | idea.toString();

使いたい PowerPoint ファイルを起動し、そのウィンドウを共有します。次のようにしてみてください。

1. PowerPoint ファイルを起動
2. Teams の会議中に表示されるバーの「共有」ボタンを押します。
3. 「ウインドウ」内にあるPowerPointを選択
4. PowerPoint のウィンドウが共有されます。
   
5. スライドショーを開始します。
6. スライドショーが始まったら、画面左下に薄っすらツールが表示されます。この中の「・・・」を押します。
   
   ※右下にツールボタンが表示されない場合は、スライドショーの画面を右クリックしてみてください。
7. 表示されたメニューから「発表者ツールを表示」を選択
   
8. 「発表者ツール」が表示されます。
   
9. 発表者ツールを使って、会議を進めます。レーザーポインターや「すべてのスライドを表示」なども使えます。

さて、会議の参加者側は、どう見えているか？です。発表者ツールではなく、ちゃんとスライドの方で共有されています。

発表者が「すべてのスライド」を表示させていても、参加者側には見えません。ただし、発表者は、発表者ツールとTeams の画面の両方を見ることができません。発表者ツールから Teams の画面に切り替える必要があります。特にチャットでコメントを寄せられても、確認しづらいので、「質問は後から受ける」としておいた方がいいでしょう。

発表者ツールを使い慣れてしまっていると、発表者ツールを使わずにプレゼンテーションするのは、難しい・・・と思っていたのでした。

スマホ用 Office アプリ公開

スマートフォン用の Office アプリが公開されました。

The new Office app now generally available for Android and iOS - Microsoft 365 Blog

iOS、iPhone、iPad のための Office モバイル アプリ | Microsoft Office

Android スマートフォンとタブレットのための Office アプリ | Microsoft Office

Android と iPhone  や iPad をお持ちなら、どなたでも利用可能です。

Microsoft Office - Google Play

‎Microsoft Office on the App Store

試しに、私の iPhone にインストールしてみました。Microsoft アカウントでサインインして使います。すると、この「Office」アプリだけで、OneDrive 上に保存されている Word や Excel、そして、PowerPoint が閲覧だけでなく、編集も可能でした。付箋も「メモ」として表示されます。

「操作」をタップすると、Mobile アプリ専用の機能が表示されました。

ただし、Excel での「画像から表へ」は、まだ日本語に未対応なのでしょう。やってみたら、日本語が文字化けしてしまいました。

参考：画像からデータを挿入する - Office サポート

従来は、Mobile用の Word や Excel、PowerPoint アプリを追加インストールしないと編集できませんでした。これは、便利！

PowerPoint でエンドロールを作りたい

Windows 10 で PowerPoint を使っています。映画やドラマのエンドロールを PowerPoint で作ろうと思っています。20名の名前を入力して、「アニメーション」の「クレジットタイトル」を選択してみました。再生してみたところ、途中で止まってしまいました。どうすると、全員の名前が上へ流れていくのでしょう？

Windows 10 では、Office 2013や Office 2016、Office 2019、もしくは、Office 365 をお使いかと思います。この設定方法は、どのバージョンの PowerPoint でも似たような感じです。このページでは、Office 365（Office Premium Ver. 1912 Build 12325.20288）を使って説明します。

映画やドラマのエンドロールのような下から上に流れる動きを PowerPoint で作成したい場合は、「アニメーション」の「クレジット タイトル」を使います。「クレジット タイトル」は、「アニメーション」タブの「アニメーション」－「開始」で見つかります。

アニメーションの「クレジット タイトル」は、1枚のスライドの中にテキストの行がすべて収まっていれば、問題ありあません。入力した全員の名前が下から表示され、上へ流れて出ていきます。1名分を入力したら、Enter キーで改行します。

次に質問者さんのように、20名の名前を入力していきます。最近の PowerPoint は、1枚のスライド内に納めるために、フォントサイズを自動的に小さくして表示します。

しかし、これでは、文字が小さくて見づらくなります。そこで、手動でフォントサイズを大きくします。すると、下記のように入力した行がスライドからはみ出てしまいます。

※スライドからはみ出ている行のテキストまで表示したい場合は、画面右下にある表示倍率を使って縮小してください。

さて、「アニメーション」－「クレジットタイトル」には、「1枚のスライドからテキストの行がはみ出てしまうと途中で止まる」という現象があります。上記のような感じだと、17番目の人が出始めたところでアニメーションが止まってしまいました。

この現象は、Office 2003 の頃からありました。Windows 10 では、Office 2013や Office 2016、Office 2019、もしくは、Office 365 をお使いかと思いますが、2020年1月現在もそういう仕様です。

そこで、行数が多い場合のエンドロールは、次のようにて作成します。

1. テキストボックスの枠をスライドの下部の外側に移動させます。
2. アニメーションは、「終了」にある「スライドアウト」を選択します。
3. 「効果のオプション」の「方向」で「上へ」にします。
   
4. 20人の名前を続けて表示したい場合は、「効果のオプション」の「連続」を「一つのオブジェクト」にします。一人の名前がスライドアウトしたら、次の人の名前という感じで表示したい場合は、「連続」を「段落別」にします。
   

これで、プレビューしてみてください。 スライドの下部に配置されているテキストボックスが上へスライドアウトするので、すべての行が下から上へ流れていくことでしょう。

後は、「タイミング」の「継続時間」でどのくらいの速さで流すか調整します。

最後に「終わり」などエンドタイトルも1枚のスライドに入れたい場合は、スライド内にテキストボックスで配置します。そして、エンドロールのテキストボックスが終わったら出てくるように「開始」を「直前の動作の後」にし、「スライドイン」で感じで下から上に表示させるといいでしょう。

Office 製品の「言語設定」画面が変更

Office 製品で表示されている言語を変更する場合は、Word や Excel などを起動し、「ファイル」－「オプション」－「言語」で行います。

Office バージョン 1910 ビルド 12130.20184 で確認してみたところ、表示が変わっているのに気がつきました。 これは、Office Premium、Office 365 Solo、Office 2019、そして、Office 2016 でも同様でした。

以前は、こんな感じでした。

※2019年10月頃、Office の言語パックがインストールできない より

2019年11月現在、クイック実行のタイプは、こんな感じです。上部に「Office 製品の表示言語」、下部に「Office の編集言語と校正言語」が配置されています。以前、「表示言語の選択」にあった「ヘルプ言語」欄がなくなっています。

ただし、Office 2016 だけ、上部のアイコンが韓国語ではなく日本語でした。

いずれも Office の表示言語を変更したい場合は、真ん中あたりにある「Office.com から追加の表示言語をインストール」を押して、Office 言語アクセサリ パック - Office サポートへ移動し、言語を追加して行います。

言語を追加できたら、選択して、「優先として設定」ボタンを押します。

「OK」ボタンを押すと、Office の再起動を促されますので、指示に従います。再起動後は、優先にした言語で表示されます。

そして、Microsoft Store タイプの場合は、こんな感じです。こちらも、上部に「Office 製品の表示言語」、下部に「Office の編集言語と校正言語」が配置されています。

Microsoft Store タイプの表示言語の変更は、言語アクセサリーパックを追加しません。「Windows の設定言語はここで変更します。」を押して、「設定」－「時刻と言語」－「言語」で Windows の表示言語を「優先する言語」で変更すると、Office 製品も自動的に変わるようになっています。

Win＋Shift＋S キーを押して画面の領域を切り取っても Office のクリップボードには保存されない

Windows 10 Ver.1909 を使っています。Win＋Shift＋S キーで画面領域を切り取ると、「切り取り＆スケッチ」から「切り取り領域がクリップボードに保存されました」と通知されます。しかし、Word や Excel のクリップボードには、保存されません。これは、どうなっているのでしょうか？

Windows 10 Ver.1909 ＋ Office 365 Ver.1910 Build 1230.20344 搭載機で確認してみました。

基本的には、Office 製品が起動していないと、Office 製品のクリップボードに保存されません。 Win＋Shift＋S キーで画面の領域を切り取ると、Win＋V キーで開く「クリップボード」に保存されます。 しかし、同時に開いてあった Office の Word や Excel の「クリップボード」を開いていても、Office のクリップボードには保存されませんでした。

そこで、クリップボードの「オプション」で「Office クリップボードを表示せずに格納」を有効にしてみてから、Win＋Shift＋S キーで画面の領域を切り取ってみました。

すると「Office クリップボード」から「アイテムは収集されません。Office クリップボードでサポートされていない形式です」と表示されました。

どうやら、Win＋Shift＋S キーでの操作は、Officeのクリップボードでは使えないようです。

Snipping Tool で画面領域を切り取った場合は、Office のクリップボードにも保存されました。 Office のクリップボードに保存したい場合は、Snipping Tool を使ってみてください。

この現象を、フィードバックHubで報告しておきました。

Win＋Shift＋S キーを押して画面の領域を切り取っても Office のクリップボードには保存されない

不都合だと感じる場合は、「賛成票を投じる」をお願いします。

Office 2016/2019 のタブ表示が元に戻った

2019年7月7日 に紹介した Office のタブ表示が変わりました！の続き。

Excel や Word で、画像を挿入した際、タブの表示が「図の形式」と表示される件。あれから、再情報が入りました。

こらぁ💢
先日、新しく表記が変わっていたツールタブですが、Ver.2019と2016で、表記が戻っとるー😱

なぜかグラフツールとか、図ツールの表記に戻っとるー💦 https://t.co/7GepjQhlk3

— えっびー@エクセル・ワード超解説 (@BeCoolUsers1) August 26, 2019

早速、我が家の環境でも確認してみたのですが、その時点ではまだでした。

2019年8月29日、再度確認してみたところ、Office 2016 や Office 2019 では、表示が戻っていました。画像を挿入すると「図の形式」ではなく、「図ツール」－「書式」に戻りました。

バージョンは、1907 Build 11901.20218 です。（この後、Ver.1908 Build 11929.20254 にもできましたが、変わりありません）

Office Premium の「Office 365」では、画像を挿入すると「図の形式」タブのままでした。

Office 2016 のバージョン情報に「Office 365」と表示される現象が修正

Office 2016 のバージョン情報に「Office 365」と表示される （その2）の続き。

やっとこの問題が修正されました。製品情報の「ライセンス認証された製品」でエディションとしては、Office 2016 と表示されている製品。

Office 2016 のバージョン 1907 （ビルド 11901.20176） バージョン情報を確認すると、「for Office 365」ではなく「2016」と表示されるようになりました。

やっぱり、何か間違っていたようですね。

PowerPoint 2016/2019 で「デザイン アイデア」が利用可能

PowerPoint 2016 と PowerPoint 2019 で新規作成画面を表示すると、右側に「デザイン アイデア」が表示されます。

バージョン 1906 （ビルド 11727.20244）で利用可能なもようです。

公式ページ「PowerPoint デザイナーで本格的なスライド レイアウトを作成する - Office サポート」には、下記のようにあります。

これはサブスクライバーのみの Office 365 の機能です。 [デザイン アイデア] ボタンが表示されない場合、またはこのページで説明されている機能が表示されない場合、詳細については、後述の「要件」を参照してください。

よって、サブスクリプションタイプではない、PowerPoint 2016 や PowerPoint 2019 では利用できない機能のはずなのです。Office インテリジェンス サービスの機能をなのですが、何故なのかはわかりません。

Office 365 Solo や Office Premium の PowerPoint 365 では、「デザイン」タブを開くと、右端に「デザイン アイデア」のボタンが見つかります。これによって、いつでも「デザイン アイデア」が利用可能です。

しかし、PowerPoint 2016/2019 では、「デザイン」タブに「デザイン アイデア」のボタンはありません。

だからか、PowerPoint 2016/2019 でスライドを追加すると、「デザイン アイデア」は非表示になります。利用できるのは、新規作成時のみで、作成中は、「デザイン アイデア」の利用はできません。

また、PowerPoint 2016/2019 の「デザイン アイデア」にある「新しいプレゼンテーションに対するアイデアの表示を停止する」を押すと、再度「デザイン アイデア」は表示されませんでした。

PowerPoint 365 の「ファイル」－「オプション」の「全般」に「PowerPoint デザイナー」の項目が見つかります。PowerPoint 365では、ここにチェックがついていれば、「デザイン アイデア」が表示されるようになっています。

しかし、PowerPoint 2016/2019 で「ファイル」-「オプション」の「全般」を開いても「PowerPoint デザイナー」の項目が見つかりません。

「デザイン アイデア」は、使ってみると、あっという間にスライドが出来上がっていくので、すごく便利な機能です。PowerPoint 365 では、そのスライドに合わせて、デザインをバシバシ変えてみたりも可能です。新規作成時しか利用できなということは、表紙の部分にすべて統一したデザインとなることでしょう。

PowerPoint のリアルタイム字幕機能

新機能が追加される Office 365 サブスクリプションタイプの PowerPoint に、登壇中に喋っている内容が字幕表示できる機能が備わっているとのこと。

PowerPoint でのリアルタイムの自動キャプションまたは字幕の表示 - Office サポート

登壇者が喋っている言葉で字幕が表示されるだけでなく、別の言語に翻訳して字幕に表示させることも可能とのことです。

この機能と似たようなことができるのを2017年6月に PowerPoint で登壇中の喋った内容が翻訳される！ で紹介しました。しかし、必要なコンポーネントとアドインをインストールする必要がありました。それが、今回の「リアルタイム字幕機能」では、何の追加インストールなしで利用可能です。

利用できる環境は次の通り。

• Windows 10：PowerPoint for Office 365 バージョン 16.0.11231.20070 以上
• Mac：PowerPoint for macOS バージョン 16.22.127.0 以上
• PowerPoint Online：Microsoft Edge、Google Chrome 34 +、Mozilla Firefox 25 +

ただし、段階的に利用できるように公開していくとのこと。

我が家では、Windows 10 ＋ Office Premium の PowerPoint で利用可能になっていました。利用できる場合は、PowerPoint の「スライドショー」タブを開くと、「キャプションと字幕」が見つかります。

スライドショーの最中に字幕を表示させてい場合は、「常に字幕を使用する」にチェックをつけます。後は、どのように字幕を表示させるのか、「字幕の設定」を開きます。

「話し手の言語」や「字幕の言語」、字幕の表示位置を指定できます。

設定で来たら、通常通りにプレゼンテーションを開始します。初めて使うときは、こんな風に説明画像が表示されました。

プレゼンテーションが開始されると、指定した位置にこんな感じで字幕が表示されました。

この字幕は、発表者ツールの方にも表示されていました。

プレゼンテーション中でも字幕の設定を変更することが可能です。「発表者ツール」にあるツールを使います。「字幕の切り替え」で字幕の表示/非表示を切り替えられます。「その他のスライドショーオプション」の「字幕の設定」で字幕位置の変更が可能。

「その他の設定」を開けば「言語」なども設定変更可能です。

ただし、「スライドショーの記録」で使った場合は、字幕が表示されませんでした。

Word や Excel を起動すると「自分のデータを自分で管理する」が表示される

法人用 Office 365 ProPlus を使っています。Word や Excel などを起動すると「自分のデータを自分で管理する」画面が表示されます。これは、どうするといいのでしょう？

我が家の環境でも、Office 365 Solo で表示されました。Word や Excel などを起動し利用しようとすると、下記のような「自分のデータを自分で管理する」画面がポップアップで表示されます。

どういうエディションで出るのかが不明なのですが、Office 365 ProPlus や Office 365 Solo だけではないようです。Office Premium や Office 2019/2016 でも表示されるかもしれません。

「自分のデータを自分で管理する」が表示されるのは、2019年4月29日公開された バージョン 1904 (ビルド 11601.20144) の更新プログラムにより Office のプライバシー設定が更新されたためです。以前は、「ファイル」－「オプション」の「セキュリティ センター」の「セキュリティ センターの設定」ボタンを押すと開く「セキュリティ センター」の「プライバシーオプション」にあった機能です。これが、移動したので表示されるようにしたのかもしれません。

参考：Office の診断データ - Office サポート

2019 年の毎月のチャネル リリースのリリース ノート | Microsoft Docs より バージョン 1904: 4 月 29 日

「自分のデータを自分で管理する」画面が表示されたら内容をよく読んで「次へ」ボタンを押すと「適切な動作」画面になります。

ここの選択項目は必須です。

「Office に関するオプションのデータを Microsoft に送信しますか？」で「はい、オプションのデータを送信します」か「いいえ、オプションのデータを送信しません」のどちらかにチェックをつけると「確認」ボタンが押せるようになります。

「確認」ボタンを押すと「エクスペリエンスの強化」画面になります。「完了」ボタンを押せば、Word や Excel が利用可能になります。 

「適切な動作」で設定した項目を変更したい場合は、「プライバシー センター」の「プライバシー設定」ボタンを押すのですが、もっと簡単な方法もあります。Office 製品の「ファイル」－「アカウント」を開きます。左側の「アカウント」に「アカウントのプライバシー」が見つかります。そこの「設定の管理」ボタンを押します。

「自分のデータを自分で管理する」画面が開きます。「オプションの診断データ」にある「追加の診断および利用状況データを Microsoft に送信する」のチェックを切り替えます。

ただし、法人用アカウントで Windows にサインインしている場合、IT管理者が管理しているので変更できない場合もあります。この場合は、「サービスの制御が可能」とポップアップ表示されることでしょう。内容をよく確認して「閉じる」ボタンを押せばいいはずです。

「ファイル」－「アカウント」で「アカウントのプライバシー」の「設定の管理」ボタンを押すと下記のような感じでした。

なお、「適切な動作」でチェックマークをつけて「確認」ボタンを押しての作業をしても、次に Word や Excel などを起動すると、再度「自分のデータを自分で管理する」画面が表示されるという現象も報告されています。その場合は、次のようにすると収まったとのことです。

1. Word や Excel などを起動し、ポップアップ画面の作業を完了させます。
2. 「ファイル」－「オプション」の「セキュリティ センター」の「セキュリティ センターの設定」ボタンを押します。
3. 「セキュリティ センター」の「プライバシーオプション」を開きます。
   ※ここまででも修正されるかもしれません。
4. 「診断データ ビューアー」のボタンを押します。
5. そのまま何もせずに「OK」ボタンを押して閉じます。
6. Office 製品を再起動して、現象がどうなったか確認します。

2019年5月10日 追記：
Office Insider に参加している場合は、下記のような「最先端の機能の利用」が表示されます。これも「診断データ」と「サービスデータ」がMicrosoft へ送信されると説明しています。