法人用 Office 365:SharePoint Online サイトを部外者と共有
弊社のサイトとして法人用 Office 365 の SharePoint Online を利用しております。このたび、他社との情報共有を行うため、相手企業様の社員を外部ユーザとして招待しようと思っています。どういう風にして招待するといいのでしょうか?
まず、Office 365 の管理者が外部ユーザーもSharePoint Online を利用できるよう設定します。その後、外部ユーザーを招待します。次のようにしてみてください。
- ブラウザ(IE、もしくは Microsoft Edge 推奨)を起動し、Office 365 へ管理者アカウントでサインインします。
- 左側のナビゲーションメニューから「管理センター」を開き、「SharePoint」を選択します。
- 「SharePoint 管理センター」が開きます。左側の「サイトコレクション」から「共有」を選択します。
- 右側にある「組織外との共有」で「組織外の共有を許可しない」以外に設定します。
各設定項目は次の通りです。
・組織のディレクトリに既に存在する外部ユーザーとの共有のみ許可します。
・ユーザーに承認済み外部ユーザーの招待および共有を許可する
・認証済み外部ユーザーとの共有と匿名アクセス リンクの使用を許可する
※今回は「認証済み外部ユーザーとの共有と匿名アクセス リンクの使用を許可する」で設定してみました。 - 設定を変更したら、下部の「OK」ボタンを押します。
設定が反映されるまで、少し時間がかかる(3分程度)とのことです。
続いて、SharePoint Online サイトへ移動し、次のようにして外部ユーザーを招待します。
- 右上にある「共有」を押します。
- 共有の画面が開きます。「名前または電子メール アドレスを入力してください」の欄に外部ユーザーのメールアドレスを入力し、下に簡単なメッセージを入力します。外部ユーザーのメールアドレスは、Microsoft アカウントや Office 365のアカウントである必要はありません。その人へ連絡がつくメールアドレスを入力します。
※情報が入りました。入力するメールアドレスをMicrosoft アカウントや Office 365のアカウントにすると、逆にうまくいかないとのことでした。 - 「オプションの表示」を開くと、「アクセス許可レベルの選択」で「編集」「閲覧」「フルコントロール」と権限を与えることができます。
- 入力で来たら、「共有」ボタンを押すと、招待状が送信されます。
SharePoint Online の招待状は、次のような感じで届きます。「Go To」以降の部分がリンクになっていますので、クリックします。
ブラウザが起動して、「SharePoint Online へようこそ」ページが開きます。サインインするアカウントとして、「Microsoft アカウント」と「組織アカウント」の2つが選択できます。
招待を受けた人の Microsoft アカウントか、持っている場合は Office 365のアカウントでサインインします。両方とも持っていない場合は、Microsoft アカウントを新規に取得します。ただし、このとき、招待状に使われたメールアドレスを Microsoft アカウントにする必要はありません。
サインインできると、よそ様の会社の SharePoint Online ページへ入れます。
さて、管理者が外部ユーザーのアカウントを確認したい場合、Office 365 管理者ページで「ユーザー」-「アクティブなユーザー」を開きます。
「ビュー」を「ライセンス未付与のユーザー」にします。これで、「ステータス」が「ライセンスなし」のユーザーが表示されます。「表示名」に外部ユーザーのお名前、「ユーザー名」に「相手企業のOffice 365のアカウント」もしくは、「<使った Microsoft アカウント@なし>#EXT@<自社のdomain>.com」が表示されます。
« Windows 10 :Windows 10のセットアップでMicrosoft アカウントを新規作成する際 | トップページ | 法人用 Office 365:外部ユーザーに専用のメールアカウントを与えたい »
「Office 365」カテゴリの記事
- Office で「接続済みサービス」を追加する(2020.03.29)
- 会社のメールアドレスを Microsoft アカウントにしていた場合(2020.03.18)
- Outlook.com でプロバイダーのメールを送受信(2020年2月版)(2020.02.14)
- OneDrive 全体を以前の状態に戻したい(2020.02.13)
- Office 製品の「言語設定」画面が変更(2019.11.19)
「Microsoftアカウント」カテゴリの記事
- Microsoft から「Updates to our terms of use」や「利用規約の更新」というメールが来た(2020.09.15)
- Microsoft ファミリ グループに参加したが取り消したい(2020.05.06)
- Microsoft ファミリ グループの「メンバー」と「オーガナイザー」(2020.05.05)
- Office で「接続済みサービス」を追加する(2020.03.29)
- 会社のメールアドレスを Microsoft アカウントにしていた場合(2020.03.18)
「ITPro」カテゴリの記事
- 法人用 Microsoft 365の Word や Excel などが最新になりません(2020.04.28)
- Office で「接続済みサービス」を追加する(2020.03.29)
- 会社のメールアドレスを Microsoft アカウントにしていた場合(2020.03.18)
- Access と Publisher のタイルが新しくなりました(2019.07.08)
- Word や Excel を起動すると「自分のデータを自分で管理する」が表示される(2019.05.08)
この記事へのコメントは終了しました。
« Windows 10 :Windows 10のセットアップでMicrosoft アカウントを新規作成する際 | トップページ | 法人用 Office 365:外部ユーザーに専用のメールアカウントを与えたい »
コメント