法人用 Office 365：SharePoint Online サイトを部外者と共有

弊社のサイトとして法人用 Office 365 の SharePoint Online を利用しております。このたび、他社との情報共有を行うため、相手企業様の社員を外部ユーザとして招待しようと思っています。どういう風にして招待するといいのでしょうか？

まず、Office 365 の管理者が外部ユーザーもSharePoint Online を利用できるよう設定します。その後、外部ユーザーを招待します。次のようにしてみてください。

1. ブラウザ（IE、もしくは Microsoft Edge 推奨）を起動し、Office 365 へ管理者アカウントでサインインします。
2. 左側のナビゲーションメニューから「管理センター」を開き、「SharePoint」を選択します。
   
3. 「SharePoint 管理センター」が開きます。左側の「サイトコレクション」から「共有」を選択します。
4. 右側にある「組織外との共有」で「組織外の共有を許可しない」以外に設定します。
   
   各設定項目は次の通りです。
   ・組織のディレクトリに既に存在する外部ユーザーとの共有のみ許可します。
   ・ユーザーに承認済み外部ユーザーの招待および共有を許可する
   ・認証済み外部ユーザーとの共有と匿名アクセス リンクの使用を許可する
   ※今回は「認証済み外部ユーザーとの共有と匿名アクセス リンクの使用を許可する」で設定してみました。
   
5. 設定を変更したら、下部の「OK」ボタンを押します。

設定が反映されるまで、少し時間がかかる（3分程度）とのことです。

続いて、SharePoint Online サイトへ移動し、次のようにして外部ユーザーを招待します。

1. 右上にある「共有」を押します。
   
2. 共有の画面が開きます。「名前または電子メール アドレスを入力してください」の欄に外部ユーザーのメールアドレスを入力し、下に簡単なメッセージを入力します。外部ユーザーのメールアドレスは、Microsoft アカウントや Office 365のアカウントである必要はありません。その人へ連絡がつくメールアドレスを入力します。
   
   ※情報が入りました。入力するメールアドレスをMicrosoft アカウントや Office 365のアカウントにすると、逆にうまくいかないとのことでした。
3. 「オプションの表示」を開くと、「アクセス許可レベルの選択」で「編集」「閲覧」「フルコントロール」と権限を与えることができます。
   
4. 入力で来たら、「共有」ボタンを押すと、招待状が送信されます。

SharePoint Online の招待状は、次のような感じで届きます。「Go To」以降の部分がリンクになっていますので、クリックします。

ブラウザが起動して、「SharePoint Online へようこそ」ページが開きます。サインインするアカウントとして、「Microsoft アカウント」と「組織アカウント」の2つが選択できます。

招待を受けた人の Microsoft アカウントか、持っている場合は Office 365のアカウントでサインインします。両方とも持っていない場合は、Microsoft アカウントを新規に取得します。ただし、このとき、招待状に使われたメールアドレスを Microsoft アカウントにする必要はありません。

サインインできると、よそ様の会社の SharePoint Online ページへ入れます。

さて、管理者が外部ユーザーのアカウントを確認したい場合、Office 365 管理者ページで「ユーザー」－「アクティブなユーザー」を開きます。

「ビュー」を「ライセンス未付与のユーザー」にします。これで、「ステータス」が「ライセンスなし」のユーザーが表示されます。「表示名」に外部ユーザーのお名前、「ユーザー名」に「相手企業のOffice 365のアカウント」もしくは、「<使った Microsoft アカウント＠なし>#EXT@<自社のdomain>.com」が表示されます。

参考：組織外の人とサイトまたはドキュメントを共有する - Office のサポート

SharePoint Online 環境の外部共有を管理する - Office のサポート