Lyncセッションをスムーズに開催する方法【主催者編】

Lync で会議やセッションをする際、どうするとスムーズに参加できるのかを2つ紹介しました。

Lyncセッションにスムーズに参加する方法【視聴者編】

Lyncセッションにスムーズに登壇する方法【登壇者編】

この他、セッションや会議を開催する前に、主催者が事前に設定しておくと参加者の皆さんがスムーズに参加できる方法がありますので、紹介します。

Lync 会議の有効期限について

Lync会議は、有効期限があります。どのように会議を開催するかで、有効期限が変わりますので、適切な開催方法を選びます。

• 1回限りの会議：会議は予定終了時刻の 14日後に有効期限が切れます。
• 終了日が設定された定期的な会議：会議は、最後の会議の予定終了時刻の 14日後に有効期限が切れます。
• 今すぐミーティング：会議は、8時間後に有効期限が切れます。

参考：Lync Online 会議機能 | Lync Online サービスの説明

Lync 会議のオプションを設定する

1. Lync 会議ウィンドウ位の右下にある「…」をクリック
2. 「Lync 会議のオプション」を選択
   
3. 「Lync 会議のオプション」が表示される。
   
   ここでは、次の４項目の発信に関する設定が可能。適宜に設定します。
   ロビーで待つ必要のない参加者：
    
   ※「同じ組織内のユーザー」同士で始めたチャットなどから会議を開始した場合は、「ロビーで待つ必要のない参加者」が「同じ組織のユーザー」で固定され変更できません。
   
   発表者は誰ですか？：
   
   
   PowerPoint プレゼンテーションにコメントできるユーザー：
   
   
   自分のコンテンツを確認できるのは誰ですか？：
   
4. 設定できたら「OK」ボタンで閉じます。

参加者のマイクやビデオを設定する

1. 左下にある操作メニューから「参加者」アイコンをマウスでおさえます。
   「参加者」アイコンをクリックしないでください。マウスでおさえるだけです。
2. 吹き出しが表示されます。「参加者」から「操作」に切り替えます。
3. 「参加者」の操作できる範囲を限定します。
   
   特に、マイクとビデオは、使えないようにしておくといいでしょう。
4. マイクとビデオを禁止しすると、このような表示になります。
   

一部の参加者の限定を変更する

1. 「参加者」アイコンをクリックして参加者一覧を表示させます。
2. 限定を変更したい参加者を右クリックします。
3. メニューが表示されるので、任意の項目を選択して、限定されている機能の変更します。
   
4. Tomo さんを発表者に加え、マイクのミュートも解除してみました。
   
5. Tomo さんの方には、セッション画面上部に「発表者になる」ボタンが表示されます。クリックすると、発表できるようになります。      
   
   主催者がミュートを解除したので、「ミュート解除」ボタンも表示されます。マイクのミュートを解除すると、マイクを使ってしゃべれるようになります。

参考：音声、ビデオ、参加者の設定を管理する – Lync