カテゴリー「Excel」の記事

2017年4月13日

Microsoft Office Ver.1702での「名前を付けて保存」

このたび、Office Home and Business Premium 搭載機パソコンを購入しました。Word や Excel、PowerPoint で出来上がったファイルを保存しようと思うのです。「ファイル」から「名前を付けて保存」を開いてみたのですが、ここからどうするといいのかよくわかりません。バージョンは、1702 ビルド 7870.2038 となっています。

Surface Pro3 の Office Home and Business Premium で確認してみました。質問者さんから「バージョン 1702 ビルド 7870.2038」とありましたが、Office 2016 のバージョンが 1700番代になって、「Office 2016」ということがわかりづらくなっています。

さて、「ファイル」から「名前を付けて保存」を選択するとこんな風に表示されました。なお、画像は、PowerPoint で説明しますが、Word や Excel も似たような感じです。

PowerPointで「ファイル」から「名前を付けて保存」を開いた

「ファイル」から「名前を付けて保存」を開くと、「最近使ったアイテム」が選択されていて、最近その製品で使ったファイルが保存されているフォルダーが見えます。確かに、ここからどうするのだろう?という感じです。そこで、見えているフォルダーをクリックしてみました。

すると、別ウィンドウで「名前を付けて保存」の画面が表示されました。

別ウィンドウで「名前を付けて保存」の画面が表示

この画面を使えば、名前を付けて保存できます。

次に「最近使ったアイテム」の下にある「OneDrive - 個人用」を選択してみました。すると、右側上部に「ここにファイル名を入力してください」欄が表示されました。

「OneDrive - 個人用」を選択した場合

また、この表示は、「このPC」を選択しても同じでした。

「このPC」を選択した場合

「ここにファイル名を入力してください」欄が表示された場合は、その下に利用できるフォルダーが見えます。保存したいフォルダーを選択し、入っていきます。なお、一つ上のフォルダーに戻りたい場合は、「ここにファイル名を入力してください」欄欄の上にある「上矢印」を押すと戻れます。ファイル名を入力して、「保存」ボタンを押すと保存できます。

「ここにファイル名を入力してください」欄

もっと別の場所に保存したい場合は、「参照」ボタンを押します。すると、別ウィンドウで「名前を付けて保存」の画面が表示されます。

「参照」ボタンを押した場合

左側のツリービューやアドレスバーなどを使って、保存したい場所へ移動し、保存します。

なお、「場所の追加」は、デスクトップ版の場合、個人用の OneDrive と 法人用の SharePoint しか利用できません。

なお、「保存」のショートカットキーである Ctrl + S キーは、「ファイル」-「名前を付けて保存」が表示されます。ショートカットキーで別ウィンドウの「名前を付けて保存」を表示させたい場合は、F12 キーを押してみてください。

参考:[ファイル] メニューの [名前を付けて保存] を使用する - Office サポート

2017年4月 1日

Microsoft Office:「図形」の色や塗りつぶしをよく使うものにしたい

Office 2016を使っています。PowerPoint や Word などで図形を挿入すると、「青」で表示されます。そこで、毎回、自分の好みの色と塗りつぶしに変更しています。これは面倒です。そこで、最初から自分の設定した色や塗りつぶしで図形を挿入することができないものでしょうか?

Microsoft Office 製品では、PowerPoint や Word や Excelでも図形を挿入すると規定に設定されている「色」と「塗りつぶし」で挿入されます。この色が「青」に設定されているので、青で挿入されます。画像は、PowerPoint 2016ですが、Word や Excel も似たような感じです。

デフォルトテンプレートで図形を挿入すると「青」で挿入される

そこで、「色」や「塗りつぶし」などを自分の好みのものに変更します。

図形の塗りつぶしを「なし」、枠を「赤」、太さを「6pt」に変更

しかし、次に図形を挿入すると、既定の色で挿入されてしまいます。

次に図形を挿入すると、既定の色で挿入される

毎回、挿入後に自分の好みの「色」や「塗りつぶし」などに変更するのが面倒です。そこで、変更後の図形で右クリックし、表示されたメニューから「既定の図形に設定」を選択します。

色などを変更した図形で右クリック

これで、以降は、既定にした「色」と「塗りつぶし」などで挿入できます。

既定を変更した後の図形

なお、この設定は、「図形」で有効なので、設定に使った図形だけでなく、他の図形にも引き継がれます。

他の図形を挿入しても規定は引き継がれる

ただし、線は、別です。

「線」を挿入したら、別の色だった

線は、色や太さを変更後、右クリックして「既定の図形に設定」を選択します。 これで、以降は線も設定が引き継がれます。
「線」も規定の色を変更した

しかし、この規定が有効なのは、設定したファイルだけです。新たなファイルの場合は、また、元の既定の色と塗りつぶしで挿入されます。そこで、自分の好みの「色」や「塗りつぶし」などで、ファイルを最初から利用したい場合、オリジナルのテンプレートを作成し、それを使います。次のようにしてみてください。

  1. 挿入した図形をすべて削除します。
    PowerPoint の場合は、スライドの2枚目で「既定の図形に設定」をし、設定完了後、2枚目を削除するといいでしょう。
  2. 「ファイル」-「名前を付けて保存」と進み、保存場所として「参照」を選択します。
  3. 「名前を付けて保存」ダイアログが開きます。「ファイルの種類」を「PowerPoint テンプレート(*.potx)」に切り替えます。
  4. 保存場所が既定のところへ切り替わります。通常は、PC内のユーザーの「Documents」-「Office のカスタム テンプレート」になるかと思います。
  5. 「ファイル名」欄に、わかりやすい名前を付け、「保存」ボタンを押します。

以降は、新規作成時の画面で「お勧めのテンプレート」から「ユーザー設定」に切り替えます。ご自身の作ったテンプレートを選択して「作成」ボタンを押して、作成を開始します。

2017年3月14日

Excel 2016でCSVがUTF-8でも保存可能

Excel 2016で CSV ファイルが UTF-8 でも保存可能になりました。

Windows 版 Excel 2016 の新機能 – Excel  の2016年10月の更新プログラムより

CSV (UTF-8) のサポート

これについては、「Excel User Voice forum」 (Excel に関するユーザーの声フォーラム) でご要望がありました。UTF-8 文字エンコードを使用する CSV ファイルを開いて保存することができるようになりました。[ファイル][名前を付けて保存][参照] の順に進みます。次に、[ファイルの種類] メニューをクリックすると、[CSV UTF-8 (コンマ区切り)] の新しいオプションが表示されます。CSV UTF-8 は、Excel の既存の CSV オプション (ANSI) の場合よりも多くの文字数をサポートする、一般的に使用されるファイル形式です。これは何を意味していますか?英語以外のデータの処理に関するサポートが向上し、他のアプリケーションへのデータの移動が簡単になります。

Excel 2016の「ファイル」-「名前を付けて保存」ー「参照」で「名前を付けて保存」の画面が表示されます。これの「ファイルの種類」を開いてみると、「CSV (カンマ区切り)(*.csv)」の他に「CSV UTF-8 (カンマ区切り) (*.csv)」が見つかりました。

「名前を付けて保存」の画面の「ファイルの種類」を開いてみた

「ファイルの種類」を「CSV (カンマ区切り)(*.csv)」に指定して、ファイル名を入力して、保存します。すると、「この形式でブックを保存しますか?」という確認のメッセージが表示されますので、「はい」ボタンを押します。

image

これで、CSV形式のファイルが UTF-8 で保存できます。

さて、こうやって作った UTF-8 での CSVファイル。これを編集するために、Excelで開きます。編集後に保存をするわけですが、その時に「上書き保存」を使ってはいけません。日本語版の Excelの場合、CSV ファイルを上書き保存すると文字コードが UTF-8 から日本語版特有の「ANSI」になってしまいます。

そこで、面倒でも「ファイル」-「名前を付けて保存」で「ファイルの種類」を「CSV (カンマ区切り)(*.csv)」に切り替えてから、同じファイル名で保存して、上書き保存されるようにしてください。

2016年10月22日

Office 2013の環境に Office 2016 製品が追加できる!

2016年2月16日の Office 2013 がインストールされたパソコンに単体製品を追加インストールしたい場合 で紹介しましたが、以前は、Office 2013が搭載されているパソコンに Office 2016の製品を追加インストールしたい場合、Office 2013をアンインストールする必要がありました。これを避けるために、Office 2016 製品を購入後、マイクロソフト アンサーデスクへ連絡して、Office 2016 製品をダウングレードして 2013 バージョンにしてもらう必要がありました。

それがこのたび、Office 2013がインストールされている環境に Office 2016 製品が追加インストールできるようになりました。

Office 2016 購入に関するご案内 - Microsoft Office 2016

これにより、Office Personal 2013(WordとExcel、Outlook)が搭載されているパソコンに、PowerPoint 2016を購入してインストールすれば、Word と Excel、Outlook は2013で、PowerPointは2016で使えるようになります。また、OneNote のダウンロードから無料ダウンロードできる OneNote 2016も追加できることでしょうし、企業でよく使う Project や Visio が2013 であっても、Office 365 ProPlus がインストール可能です。

なお、Office Personal 2013(WordとExcel、Outlook)が搭載されているパソコンに Excel 2016 を追加インストールした場合、Excel 2013は削除され、Excel 2016のみが利用可能になります。また、Access 2013がインストールされている環境に、Office 365 ProPlus (Access、Excel、OneNote、Outlook、Publisher、PowerPoint、Wordの製品が2016)をインストールすると、Access 2013は削除され、Access 2016で利用可能になります。同じ製品の違うバージョンが同時に利用できるわけではありませんので、お間違いなく。

2016年4月 4日

個人用Windows 10にインストールしたOffice モバイルアプリを法人用 Office 365アカウントと連携させる

会社から法人用Office 365のアカウントをもらいました。自宅で使っている個人用のWindows 10 タブレットでは、Microsoft アカウントでサインインしています。このたび、Office モバイルアプリも使えるということでインストールしてみました。しかし、閲覧はできるのですが、編集ができません。どうするといいのでしょう。

Office Mobileアプリは、10.1インチ未満のタブレットであれば、無料でフル機能が利用できます。しかし、それよりも大きなサイズのモニターの場合、一部機能が制限され、新規作成や編集はできません。作成されたOffice ファイルの閲覧のみです。

起動するとファイル名の右に「読み取り専用」と表示され、「編集と保存を行うには、Office 365 サブスクリプションが必要です」というメッセージも見つかります。

「読み取り専用」のWord Mobile

法人用のOffice 365には、タブレットとスマートフォン用の Office アプリが使えるエディションがあります。(Office 365 Enterprise E1 と Office Business Essentialsでは利用できません)

参考:一般法人向け Office 365 のすべてのプランを比較する (大企業向け)

Office 365 のすべての一般法人向けプランを比較する(中小企業向け)

利用できるエディションの場合は、『ユーザーあたり最大 5 台のタブレットと 5 台のスマートフォンに Office をフル インストールして、すべての機能を利用可能』です。

さて、個人用の Microsoft アカウントでサインインしている場合は、機能が制限されてしまいます。そこで、法人用のOffice 365アカウントと連携させる必要があります。Office モバイルアプリには、Word MobileとExcel Mobile、そして、PowerPoint Mobile があります。今回は、Word Mobileで説明します。

  1. Word Mobileをインストールしていない場合は、ストアアプリからインストールします。既にインストール済みの場合は、Word Mobileを起動して「3」へ進みます。
    ストアアプリのWord Mobile
  2. インストールが完了したら、ストアアプリに表示される「開く」ボタンを押して起動します。
  3. Word Mobileが起動します。説明アニメーションが表示される場合は、右矢印キーを押して、確認します。既に確認済みの場合は、「5」へ進みます。
  4. 「準備ができました」と表示されます。「Wordの使用を開始(読み取り専用)」ボタンを押します。
    Wordの使用を開始(読み取り専用)
  5. 右上に表示されるサインイン中のアカウント名を押します。
  6. 「アカウント」が表示されるので、「アカウントの追加」を押します。
  7. 「アカウントの選択」が表示されるので、「職場または学校アカウント」を押します。
    image
  8. サインイン画面」が表示されます。ここの「メールアドレスまたは電話番号」欄に、会社からもらったOffice 365のアカウントを入力て、「次へ」ボタンを押します。
    image
  9. 「サインインしましょう」のサインイン画面に切り替わります。「職場または学校アカウント」欄にアカウントは既に入力済みのはずです。「パスワード」欄にパスワードを入力して、「サインイン」ボタンを押します。
  10. 「このアカウントをWindowsに追加しますか?」と表示されます。「今はしない」もしくは「はい」を押します。
    「はい」を押すと他のOffice Mobileを起動させた際、Office 365アカウントが連携されます。「今はしない」を選択した場合は、他のOffice Mobileでも同様にしてアカウントを連携させる必要があります。
  11. 「準備が完了しました!」と表示されたら「閉じる」ボタンを押します。
  12. 「アカウント」の選択画面に戻ります。Office 365のアカウントが追加されているのを確認し、「閉じる」ボタンを押します。

以上で、制限されていた機能が解除され、Office Mobileでも編集が可能になります。

機能制限が解除された Word Mobile

2016年3月26日

Excel 2016でSurface ペンでのセルの選択ができない場合の対処法

2016年3月20日にExcel 2016でSurface ペンでのセルの選択ができないを紹介しました。この対象方法を先の記事のコメントで寄せられました。(情報提供に感謝)

次のようにします。

  1. Excel 2016を起動します。
  2. 「ファイル」→「オプション」と進みます。
  3. 「詳細設定」を開きます。
  4. 「Pen」の欄にある「Use pen to select and interact with content by default」にチェックをつけます。「Excelのオプション」の「詳細設定」
    2016年5月8日 追記:
    更新プログラムが配信され、バージョン 16.0.6868.2060になりました。英語表記だった項目が日本語表記になりました。
    「ペン」内にある「既定では、ペンを使用して、コンテンツを選択して操作します」にチェックをつけます。
    バージョン 16.0.6868.2060の「Excelのオプション」の「詳細設定」
  5. 「OK」ボタンを押します。
    ※今回、Excelで説明しましたが、WordやPowerPointも似たようにして設定を変更します。この設定変更は、各アプリケーションでそれぞれする必要があります。

以上でペンでのセルの選択が可能になりました。

ペンでセルが選択できた!

なお、ペンで描画したい場合は、「描画」タブの「タッチ」にある「タッチして描画する」を押して有効にすると可能です。

「描画」タブの「タッチ」にある「タッチして描画する」を押して有効にすると描画できる

2016年3月20日

Excel 2016でSurface ペンでのセルの選択ができない

Surface Pro3を使っています。Office 2016が最近更新されました。そうしたところ、今まで、ExcelのセルをSurface ペンで選択できたのに、描画しかできなくなりました。これは、いったいどうなってしまったのでしょう?

Surface Pro3/4のペンをExcelやWord上で使うと、今までは、「インクツール」の「ペン」タブが表示されていました。

Excelの画面にペンを近づけると表示された「インクツール」の「ペン」タブ

「閉じる」内にある「インクの中止」を実行すると、ペンがマウスのように使えました。

ところが、Office 2016のバージョンが 16.0.6568.2025 になりまして、ペンを画面に近づけても、「インクツール」の「ペン」タブが表示されなくなりました。

Office 2016のバージョン 16.0.6568.2025

そして、今まで表示されていなかった「描画」タブが常時表示されています。

「描画」タブが常時表示

「インクの中止」ボタンが、どこにもありませんので、ペンをマウスのようにして、セルを選択することができなくなりました。

新バージョンによる仕様の変更とのことです。

Surface Pen does not select cell on touch in Office 2016(英語)

現在のところ、セルの選択は、ペンではなく、指やマウスでするしか方法がありません。(弱ったなぁ。。。

2016年3月26日 追記:
コメントで対処方法の情報提供がありました。(感謝!)記事にしましたので、Excel 2016でSurface ペンでのセルの選択ができない場合の対処法 もどうぞ。

2016年1月11日

Word 2016を「半角英数」で起動させたい

Office 2016 を使っています。Word を起動させたとたん、日本語入力できる状態で開きます。これを「半角英数」で起動させることはできないでしょうか?

日本語版の Microsoft Office 製品では、ユーザーが即入力を開始できるように、Word と PowerPoint、OneNote が日本語入力できる状態で起動します。しかし、同じ Office 製品でも、Excel と Outlook は、半角英数で起動します。

変更方法は、2009年4月に Word 2007 で紹介しました。それでは、Office 2016での場合です。なお、この変更は、Word だけでなく、PowerPoint や OneNoteにも反映されます。

  1. 「Office 2016 言語設定」を開きます。これは、すべてのアプリ」の「Microsoft Office 2016 ツール」の中で見つかります。
  2. 「編集言語の選択」で「日本語 <規定>」となっていることでしょう。
    Microsoft Office 2016 言語設定
  3. 「英語(米国)」を選択して、「既定に設定」ボタンを押します。
    「英語(米国)」を選択
  4. 「Microsoft Office の規定の編集言語」のメッセージが表示されます。内容をよく確認して「はい」を押します。
    image
  5. 「Office 2016 言語設定」を「OK」ボタンで閉じます。

以降、Outlook や Excel だけでなく、Word や PowerPoint、OneNoteを起動しても、「半角英数」で起動します。

2015年3月27日

OneDrive に保存してあるExcel ファイルがほかのユーザーによって変更された?

年度末ですね!

この時期になりますと、いろいろな会に所属しているので、総会資料作りに追われます。今年度は、地域の某会で今年度は会計をやっておりました。会計簿は、Excelで作成。ファイル保存は、OneDrive で同期。パソコンは、Windows 8.1なので、同じMicrosoft アカウントでサインインすればどのパソコンからでもできる!・・・

とやっていたのですが、上書き保存したら、こんなメッセージが出ました。

ファイル '会計.xlsx’ は、前回保存された後、ほかのユーザーによって変更された可能性があります。操作を選択してください。

選択肢には、「コピーを保存する」と「変更を上書きする」の2つがあります。

しかし、このファイルは、誰とも共有していません。私一人で編集しています。「ほかのユーザー」とは、いったい誰のことなのか?確かに、他のパソコンでも編集してはいます。でも、サインインしているのは、同じMicrosoft アカウントです。「謎だわ」と思いつつ、とりあえず、「変更を上書きする」にして、「OK」ボタンを押してみました。

「変更を上書きする」を選択

特に問題なく、保存できたようで、その後は、Excelをそのまま閉じることもできました。

Excelファイルを開いたのは、エクスプローラーからでした。タスク バーにExcelをピン留めしてあるので、ジャンプリストを開いて、「最近使ったもの」を確認してみました。すると、問題を起こした「会計」ファイルが2つあります。

image

パスを確認すると、直近がローカルの「OneDrive」内から開いていることになってます。

直近に開いたことになっている「会計」ファイルのパス

2番目は、Web上のOneDriveから直接開いています。

最初に開いたことになっている「会計」ファイルのパス

しかし、問題を起こした「会計」ファイルは、1回しか開いていません。「会計」ファイルを開く直前に、同じフォルダー内に保存されている「回議書」Excelファイルも開いています。パスを確認すると問題を起こした「会計」ファイルと同じく、Web 上の OneDrive から開いたことになっているのですが、こちらは問題を起こしていません。

WordやPowerPointのジャンプリストも確認してみましたら、どれもWeb上のOneDriveから開いたパスでした。
image

たぶん、エラーを起こした際の保存方法が、いったん、エクスプローラーに保存するようになっているのでしょう。その後は、同じファイルを開いて、編集してもエラーになりませんでした。

謎な現象でしたが、検索してみると マイクロソフト コミュニティ にも質問が上がっていましたので。現象の報告まで。

Excel2013で上書き保存しようとすると、「ほかのユーザーによって変更された可能性があります。 - マイクロソフト コミュニティ

2014年9月30日

Office 2013製品とWindows 8.1のタッチキーボードについて

タッチ対応の Windows 8.1。キーボードが接続されていない場合は、画面に表示されるタッチキーボードで文字入力をします。ストアアプリである「メール」や「カレンダー」、「Internet Explorer」などの場合は、文字入力可能な部分をタップすると、自動的にタッチキーボードが起動するようになっています。

タッチキーボードが起動したカレンダーアプリ

さて、デスクトップ版のアプリケーションで文字入力をしたい場合は、タスク バーの右側にある「タッチキーボード」のアイコンを押して、タッチキーボードを起動させます。
タッチキーボードのアイコン

デスクトップでは、この「タッチキーボード」アイコンを押さないと、タッチキーボードは起動しません。これは、Windows 8.1の仕様です。

というはずだったのですが、Office 2013で自動的にタッチキーボードが起動するのに気がつきました。

現象の確認方法

環境

  • タッチ対応の Windows 8.1
  • キーボードは未接続の状態

現象確認のステップ

  1. Word 2013などで「タッチ/マウスモードの切り替え」を「マウス」モードにする
    「タッチ/マウスモードの切り替え」をマウスモード
  2. 以降、Word 2013 を起動すると、タッチキーボードが自動的に立ち上がる
    Word 2013でタッチキーボードが自動的に起動した

この現象は、Word だけでなく、PowerPoint や Outlook でも、文字入力できるところをタップすると再現できました。しかし、Excel や OneNote、Publisher、Access ではタッチキーボードが自動的に起動することはありません。

おかしいのは、「マウス」モードになっていればタッチキーボードが自動的に起動するということです。キーボードが未接続であれば、マウスも使わないことでしょう。よって、Office 製品もリボンの表示をタッチに適した「タッチ」モードに設定することでしょう。しかし、「タッチ」モードになっていると、タッチキーボードは自動的に起動しません。

何だか変なのですが、2014年9月現在、これが Office 2013製品の仕様のようです。

タッチキーボードが自動的に起動するのは、「タッチ」モードの方がいいのではないかなぁと。> ねぇ、Office チームさん!

とりあえず、そういう仕様であることを、ちょっと覚えておきましょう。

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