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2017年2月 7日

法人用 Office 365:SharePoint Online サイトを部外者と共有

弊社のサイトとして法人用 Office 365 の SharePoint Online を利用しております。このたび、他社との情報共有を行うため、相手企業様の社員を外部ユーザとして招待しようと思っています。どういう風にして招待するといいのでしょうか?

まず、Office 365 の管理者が外部ユーザーもSharePoint Online を利用できるよう設定します。その後、外部ユーザーを招待します。次のようにしてみてください。

  1. ブラウザ(IE、もしくは Microsoft Edge 推奨)を起動し、Office 365 へ管理者アカウントでサインインします。
  2. 左側のナビゲーションメニューから「管理センター」を開き、「SharePoint」を選択します。
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  3. 「SharePoint 管理センター」が開きます。左側の「サイトコレクション」から「共有」を選択します。
  4. 右側にある「組織外との共有」で「組織外の共有を許可しない」以外に設定します。
    image
    各設定項目は次の通りです。
    ・組織のディレクトリに既に存在する外部ユーザーとの共有のみ許可します。
    ・ユーザーに承認済み外部ユーザーの招待および共有を許可する
    ・認証済み外部ユーザーとの共有と匿名アクセス リンクの使用を許可する
    ※今回は「認証済み外部ユーザーとの共有と匿名アクセス リンクの使用を許可する」で設定してみました。
  5. 設定を変更したら、下部の「OK」ボタンを押します。

設定が反映されるまで、少し時間がかかる(3分程度)とのことです。

続いて、SharePoint Online サイトへ移動し、次のようにして外部ユーザーを招待します。

  1. 右上にある「共有」を押します。
    image
  2. 共有の画面が開きます。「名前または電子メール アドレスを入力してください」の欄に外部ユーザーのメールアドレスを入力し、下に簡単なメッセージを入力します。外部ユーザーのメールアドレスは、Microsoft アカウントや Office 365のアカウントである必要はありません。その人へ連絡がつくメールアドレスを入力します。
    image
    ※情報が入りました。入力するメールアドレスをMicrosoft アカウントや Office 365のアカウントにすると、逆にうまくいかないとのことでした。
  3. 「オプションの表示」を開くと、「アクセス許可レベルの選択」で「編集」「閲覧」「フルコントロール」と権限を与えることができます。
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  4. 入力で来たら、「共有」ボタンを押すと、招待状が送信されます。

SharePoint Online の招待状は、次のような感じで届きます。「Go To」以降の部分がリンクになっていますので、クリックします。
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ブラウザが起動して、「SharePoint Online へようこそ」ページが開きます。サインインするアカウントとして、「Microsoft アカウント」と「組織アカウント」の2つが選択できます。

「SharePoint Online へようこそ」ページ

招待を受けた人の Microsoft アカウントか、持っている場合は Office 365のアカウントでサインインします。両方とも持っていない場合は、Microsoft アカウントを新規に取得します。ただし、このとき、招待状に使われたメールアドレスを Microsoft アカウントにする必要はありません。

サインインできると、よそ様の会社の SharePoint Online ページへ入れます。

さて、管理者が外部ユーザーのアカウントを確認したい場合、Office 365 管理者ページで「ユーザー」-「アクティブなユーザー」を開きます。

Office 365 管理者ページで「ユーザー」を開いたところ

「ビュー」を「ライセンス未付与のユーザー」にします。これで、「ステータス」が「ライセンスなし」のユーザーが表示されます。「表示名」に外部ユーザーのお名前、「ユーザー名」に「相手企業のOffice 365のアカウント」もしくは、「<使った Microsoft アカウント@なし>#EXT@<自社のdomain>.com」が表示されます。

参考:組織外の人とサイトまたはドキュメントを共有する - Office のサポート

SharePoint Online 環境の外部共有を管理する - Office のサポート

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