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2017年2月 7日

法人用 Office 365:外部ユーザーに専用のメールアカウントを与えたい

弊社のサイトとして法人用 Office 365 の SharePoint Online を利用しております。このたび、他社との情報共有を行うため、相手企業様の社員を外部ユーザとして招待しようと思っています。その際、弊社のSharePoint Online サインインする際、Microsoft アカウントが必要らしいことがわかりました。そこで、外部ユーザーのアカウントを相手企業様のドメインを含むものにしたいと考え、相手企業様メールアドレスを Microsoft アカウントに登録してみたのです。ところが、「職場や学校のメール アドレスを使ってサインアップすることはできません。Gmail や Yahoo! などの個人用メールを使うか、新しい Outlook メールを作成します。」と表示されてしまいました。こんな場合、どうするといいのでしょう?

Microsoft アカウント新規取得ページで、法人用のアカウントを入力すると「職場や学校のメール アドレスを使ってサインアップすることはできません。Gmail や Yahoo! などの個人用メールを使うか、新しい Outlook メールを作成します。」と表示されます。

Microsoft アカウント新規取得ページで、法人用のアカウントを入力してみた

これは、Microsoft アカウント入力欄に企業用 Office 365のアカウントが入力できない でも紹介しましたが、企業や学校といった法人用 Office 365 のアカウントと 個人用の Microsoft アカウントが重複できなくなったためです。

しかし、その前に、人様のメールアドレスを勝手に Microsoft アカウントとして登録してはいけません。

さて、法人用 Office 365 で外部ユーザーに専用のメールアカウントを与えたいとのこと。しかも、外部ユーザーであることがわかるよう、相手企業様のドメインを使いたいということ。それでしたら、Microsoft アカウントにしなくても、そのままの相手企業様のメールアドレスで大丈夫です。

法人用 Office 365:SharePoint Online サイトを部外者と共有 で、外部ユーザーさんへ招待状を送信する方法を紹介しました。実は、その際に使ったメールアドレスがそのまま、外部ユーザーへの連絡用メールアドレスとして登録されます。外部ユーザーさんが SharePoint Online サイトのサインインに使った Microsoft アカウントは、サインインするだけで、連絡用のメールアドレスとしては機能しません。

そして、外部ユーザーさんも含んだ専用のグループを作成します。これで、メールでの連絡が楽になります。次のようにしてみてください。

  1. Outlook Office 365 へサインインします。
  2. 左側のナビゲーションメニューに「グループ」があります。そこの「作成」を押します。
    Outlook Office 365 の「ナビゲーションメニュー」
  3. 「グループの作成」画面が表示されます。
    「グループの作成」画面
  4. 「グループ名」を入力します。すると、下に「グループ ID」欄が表示されます。「グループ名」が半角英数の文字列の場合、「グループ ID」は、「グループ名」を利用して自動入力されます。「グループ名」を日本語表記にした場合は、「グループ ID」を半角英字で入力します。「グループ ID」は、グループのメンバーへメールを一斉送信する際のメールアドレスになります。
    「グループ名」入力
  5. 「説明」や公開範囲などを設定して「作成」ボタン(フロッピーディスクマーク)を押します。
  6. 「メンバーの追加」画面に切り替わります。
    image
    Office 365 の参加メンバーの場合は、名前で検索、外部ユーザーの場合は、招待状を送った際に使ったメールアドレスを入力して検索します。
  7. 検索結果として「新規追加メンバー」が表示されているのを確認したら、上部の「追加」(フロッピーディスクマーク)を押します。
  8. グループが出来上がります。
    Outlook Office 365 の新規グループ

「スレッドを始める」で書き込んだ内容は、「グループ ID 」のメールアドレスでメンバーへ配信されます。外部ユーザーのメールアドレスは、新規に作成されたものではなく、外部ユーザーを招待したときに使ったメールアドレスです。外部ユーザーさんには、今後、クループIDでのメールアドレスでメールが行くことを連絡しておきましょう。

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