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2014年1月17日

Lync と OneNote を連携して会議中のノートを作成

Lync 2013 で会議によく参加します。会議中のノートを取りたいと思うのです。何か便利なやり方がないものでしょうか?

Lync での会議に参加していて会議中のノートを取りたい場合は、Office OneNote を使うと便利です。しかし、ただ単にOneNoteを起動してノートを取るのではなく、こんな風にします。

参考:Lync 2013 で会議ノートを作成する - Lync チームのブログ - Site Home - TechNet Blogs

上記ページは、英語版の翻訳で、キャプチャーが英語表記です。ここでは、日本語のキャプチャー画面に直して紹介しましょう。

まずは、主催者が Lync 2013 で会議を開始します。主催者は、先にPowerPointなどの会議用の資料をアップしておきましょう。

出席者は、Lync 会議に参加したところでノートを取るためにOneNoteを起動するわけですが、これには Lync 2013の会議画面の「モニター」アイコンを使います。「モニター」アイコンにマウスポインターを持っていくと、上部に「プレゼンテーション」と「OneNote」と「添付ファイル」と並んでいます。ここの「OneNote」を選択します。

Lync 会議画面

「OneNote」タブでは、参加者同士で共有して利用できる「共有のメモ」と自分だけ用の「個人用のメモ」の2つが選択できます。都合のよい「メモ」を選択します。なお、「共有のメモ」は、主催者が何らかのコンテンツをアップしていないと表示されないようです。

すると、「OneNote の場所の選択」画面が表示されます。OneNoteのどこに今回の会議ノートを作成するのか指定します。
「OneNote の場所の選択」

なお、、「共有のメモ」を選択した場合は、会議の出席者がアクセスできる場所 (SkyDrive、SharePoint、ファイル共有など) に保存して、参加者全員にアクセス許可を出してあげる必要があります。

また、「会議ノートを常に選択した場所の新しいページに送ります。(後から OneNote オプションでカスタマイズ可能)。」にチェックをつけると、いちいち保存場所を指定する必要がなくなります。

これで、会議のメモが取れるノートが OneNote に出来上がりました。

OneNote に出来上がった Lync 会議ノート

このノートには、自動的に出席者とダウンロード可能な会議に使われたコンテンツの情報が盛り込まれています。また、共有されている他のOneNoteのノートがある場合は、そのノートへのリンクも挿入されるとのことです。

後は、Lync の会議をしながら、OneNoteへメモを取れるだけです。

Lync で会議に参加しながら OneNote でメモを取る

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