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2013年5月26日

Lync 2013での会議開催日時をお知らせする

Lync 2013 を使い、決まった時間に会議を開催したい場合、会議開催のお知らせは、新しい Microsoft Officeの Outlook 2013を使うのが便利です。Outlook のメール送信機能を使って、参加者を招待します。届いた招待メールから、会議に参加できるかどうかの返事もできるようになっています。

Outlook 2013で Lync 会議開催時間を知らせる方法
この方法は、Lync 会議に参加したことのある方々へお知らせする方法として適しています。

  1. Outlook 2013を開き、予定表に移動します。
    Outlook 2013の左下
  2. Outlook のリボンで、「新しい Lync 会議」をクリックします。
    Outlook 2013「予定表」の「ホーム」タブ
    もしくは、「新規作成」から「新しい会議」を選択。「会議」タブの「Lync 会議」をクリックします。
    「新しい会議」の「会議」タブ
  3. 会議を開催するメールを書きますが、下記のように必要事項を入力します。
    宛先:出席を依頼する人の電子メール アドレスを入力
    件名:開催する会議の内容が端的にわかる件名を入力
    場所:「Lync 会議」と入力済みだと思います。
    開始時刻:会議開始日時
    終了時刻:会議終了予定日時
  4. メッセージ入力欄に会議の詳細を記載します。
    「新しい会議」作成画面
    その際、「Lync 会議への参加」の情報を変更しないように注意します。 また、カレンダー機能のないメールソフト(例:Windows Live メール)で受信した場合は、開催日時が自動表示されません。本文中にも開催日時の記載をしておくとわかりやすいでしょう。
    この他、「スケジュール アシスタント] を開いて、会議に最適な時間を設定していることを確認します。
  5. 送信」をクリックして、会議の招待状を送ります。
    「送信」ボタン

なお、Microsoft Outlook がインストールされていないパソコンやWindows以外からの場合は、Lync Web Scheduler が使えるとのことです。利用方法は、Office 365の管理者にお尋ねください。

送信されたメールは、こんな感じで届きます。
受信したLync会議招待メール

参加の返事は、「承諾」「仮の予定」「辞退」をクリックするとできます。また、返事をすると、届いた招待メールが、そのままカレンダーに登録されますので、それを利用して簡単に会議へ参加できるようになっています。会議の参加は、「Lync 会議への参加」のリンク部分をクリックするとできます。

ただし、カレンダー機能に未対応のメールアプリで受信した場合は、「承諾」「仮の予定」「辞退」や開催日時の概要が表示されません。
image

本文中に開催日時の記載がないと、非常にわかりづらい招待メールになりますので、ご注意ください。

参考:Lync 会議を設定する - Lync - Office.com

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