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2012年5月13日

SkyDrive に保存してある OneNote ノートブックを共有する場合

OneNote のノートブックをパソコンで作り、SkyDrive 上に保存しました。そのノートブックをとある人と共有するので、招待状を送りました。その際、パソコンの OneNote から招待状を作成しメールにして送りました。ところが、招待をもらった人から、OneNote にアクセスできないと言われてしまいました。どうすると、共有できるようになるのでしょう?

この件は、私がやってしまいました。

パソコンの Office OneNote 2010でノートブックを作り、そのまま SkyDrive へシームレスに保存します。すると、ちょっと勘違いを起こす事態になりましたので紹介しましょう。

  1. OneNote でノートブックを作ったら、「ファイル」タブをクリックします。
    OneNoteの「ファイル」タブ
  2. SkyDrive に保存したい「ノートブック」の「Web またはネットワークで共有」をクリックします。
    OneNoteの「ノートブック情報」
  3. 「Windows Live にサインイン」が表示されたら、Windows Live ID とそのパスワードを入力してサインインします。
  4. サインインが完了すると、「Web上の場所」が、その Windows Live ID のMicrosoft SkyDrive で開きます。
    OneNoteの「ノートブックの共有」
  5. 新しいフォルダーに保存したいので、「新しい共有フォルダー」をクリックします。
    Web 上の場所
  6. ブラウザが起動し、SkyDrive のパブリックフォルダーが開きました。共有する相手を限定したかったので、サインインします。
  7. SkyDriveで「新しいフォルダー」をクリックし、フォルダーを作成します。この時、「共有する相手」は「自分のみ」です。
  8. OneNote に戻り、「更新」をクリック。今作ったフォルダーが表示されますので、選択して「ノートブックの共有」をクリックします。
  9. 同期が完了すると、OneNote のノートブックがSkyDriveに保存されます。

さて、こうやってSkyDrive上の保存したノートブック。次に、こんなメッセージが表示されました。

Microsoft OneNote のメッセージ

現在、このノートブックには、該当する Web 上の場所へのアクセス権限を持つすべてのユーザーがアクセスできます。享有ノートブックについて、他のユーザーに電子メールでしらせますか?

「そんなことができるのね!」と「リンクを電子メールで送信」ボタンをクリックしました。

既定のメールソフトの「新規作成」画面が表示されました。件名には「OneNote ノートブック <ノートブックの名前> への招待」とあり、「クリックして OneNote でノートブックを開く:」と「クリックして OneNote でノートブックを開く:」の2つのURLが記載されています。

このメールをノートブックを共有したい相手へ送ります。しかし、どちらのURLへアクセスしてもエラーになって開かないと言われてしまいました。

「いったい、どうなっているのだろう?」と思って、Web 上の SkyDrive にサインインして確認してみると…!!

「共有する相手」は「自分のみ」になっています。
SkyDrive での「共有する相手」は「自分のみ」
これでは、招待した人と共有できません。

でも、OneNote で「ノートブックの共有」を確認すると「Web 上で共有済み」とあり、何だかメールで招待した人も共有できるように感じます。
OneNote の「ノートブックの共有」

しかし、これは勘違いなのです。「このノートブックは、この場所へアクセスが許可されているすべてのユーザーが共有できます」とある通り、SkyDrive上で「共有する相手」が「自分のみ」なので、招待してあるにも関わらず、招待者はアクセスできません。てっきり、「Officeから SkyDrive へのアクセス方法が自動的に変更できるのね!」と思ってしまったわけですが、それはできないのでした。

と言うことで、SkyDrive 上で該当フォルダーを招待した人も使えるよう、共有してあげる必要があります。

OneNote のノートブックが保存されているフォルダーを選択し、右側に表示された「共有」内の「フォルダーを共有」をクリック。

右側に表示された「共有」

「<フォルダ名>へのリンクを電子メールで送信する」が開きますので、「宛先」欄に招待したい人のメールアドレス(Windows Live ID)を入力し、簡単なメッセージを書いて、「送信」ボタンをクリックします。

「<フォルダ名>へのリンクを電子メールで送信する」

これで、相手は、OneNote が保存されている SkyDrive フォルダーへアクセスできることでしょう。後は、OneNote のノートブックを選択し、右側の欄の「OneNoteで開く」をクリックすれば、そのノートブックが共有できます。

SkyDrive 右側の欄の「説明の追加」

パブリックフォルダーに保存してしまえば、いいのでしょうけど。それはねぇ・・・coldsweats01

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