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2011年8月19日

SkyDrive 上の Excel ファイルを共同編集作業する方法

SkyDrive の Word Web App で共同編集の続き。

SkyDrive 上に保存されている Excel ファイルを共同編集したいのだけど、できない、と言う質問をよく見かけるようになりました。

まず、SkyDrive 上に保存されている Excel ファイルを共同編集する場合は、下記のような制約があります。

  • 共同編集できるファイルは、Excel Web App で作成したものか、Excel 2007 以上で作成した拡張子が [.xlsx] のファイルに限られます。Excel 2003/2002でファイルを作成したい場合は、Word/Excel/PowerPoint 用 Microsoft Office 互換機能パックをインストールする必要があります。そして、「名前を付けて保存」をする際に「ファイルの種類」を「Microsoft Office Excel ブック(*.xls)」から「Excel 2007 ブック(*.xlsx)」に変更してから、SkyDrive 上に保存してください。
    Excel 2003の「名前を付けて保存」の下の部分 Office 互換性Packをインストールすると「Excel 2007形式」で保存できるようになる
  • Excel で複数のメンバーで同時に共同編集作業したい場合は、SkyDrive 上の Excel Web App でのみ可能です。
    Excel 2010 や Excel 2007 と言ったデスクトップ アプリケーションを使っての同時共同編集作業はできません。
  • Excel Web App が利用できるブラウザは、Windows の Internet Explorer 7 以降 、Mac の Safari 4 以降 (Mac)、および Windows、Mac、または Linux の Firefox 3.5 以降です。

それでは、SkyDrive のグループ内に保存してある「事業計画.xlsx」という Word ファイルをメンバーの Dream さんに手伝ってもらって Excel Web App で共同編集する様子を紹介しましょう。なお、実際に共同作業をする際は、Windows Live Messenger で通話やチャットと言ったコミュニケーションを取りながら行うとスムーズでしょう。

Excel Web App を使って一緒に共同編集する

  1. SkyDrive に保存されている Excel ファイルを選択します。選択は、何もない部分をクリックすると可能です。なお、ファイル名の部分をクリックすると、Excel Web App の「閲覧表示」でファイルが開いてしまいます。
    SkyDrive に保存されている Excel ファイル
    「閲覧表示」で開いてしまった場合は、次の 2. の後半へどうぞ。
  2. 左側にある「作業できる項目一覧」の「ブラウザーで編集」をクリック。
    左側にある「作業できる項目一覧」
    先に、ファイル名をクリックした場合は、Excel Web App の「閲覧表示」に移動します。
    Excel Web App の「閲覧表示」
    Excel Web App の「閲覧表示」の「ファイル」タブの並びにある「ブラウザーで編集」をクリックします。
    Excel Web App の「閲覧表示」の「ファイル」タブの並び
  3. Excel Web App の「編集表示」へ移動します。
    Excel Web App の「編集表示」
  4. 既に Dream さんは、このファイルを編集中です。ブラウザの右下を見ると、現在一緒にこのファイルを何人の人で開いているのかわかります。
    image
    三角ボタンをクリックすると、編集中の人の名前も表示されます。
    image
  5. そうこうしているうちに、Dream さんが編集を開始しました。しかし、編集していることは、Excel Web App での場合、画面を見ているだけではわかりませんでした。よって、Windows Live Messenger などでしっかり相談をしながら編集しないとなりません。
    Dream さんからは、総会の日にちを更新したと連絡がありました。
    更新前
    しばらくすると、Windows Live Messenger で連絡があった通りの箇所が自動的に更新されて変化しました。
    image
  6. 更新の反映は、自動的なもようです。できるだけ、Windows Live Messenger などでリアルタイムで編集し合う方がスムーズでしょう。

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