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2011年7月11日

Hotmail の Doc メールを使ってみた

Windows Live Tips ~ご利用のヒント~ で紹介されていた [Hotmail] Doc メールを使うと、10 GB 分のデータが 1 通で送れる を使ってみました。

「Docメール」とは、Windows Live の「フォトメール」のデータ版という感じのメールでした。(参考:写真を Windows Live メール 2011で送る)自分のパソコン内に保存されているファイルを Hotmail を使って SkyDrive 上に保存し、その保存先をメールで相手に知らせて、ファイル共有をするというものです。1通で送れるファイルは、1ファイル50MB までが200ファイル!と言うことは、1通で最大合計約10GBまでのファイルが送信できます。しかし、相手に届くのは、データがアップロードされた SkyDrive へ案内するリンクのみ。メールに添付ファイルを載せないので、相手先のメールサーバーの容量を気にする必要がありません。

なお、Windows Live メール でもできないものか?とWindows Live メール 2011で確認してみました。しかし、Windows Live メールで、できるのは「フォトメール」だけ、写真しかメールからSkyDrive上へアップできませんでした。

Docメールの送り方

  1. Hotmail にアクセスし、Windows Live IDとパスワードでサインインします。
  2. 「新規作成」をクリックします。
    Hotmail の「受信トレイ」のページ
  3. メッセージの新規作成ページが開きますので、まずは「件名」を入力します。
    この入力した「件名」が、これから、SkyDrive に保存するファイルの「フォルダー名」になります。フォルダー名として都合の良いものにしておくといいでしょう。
  4. 「挿入」内にある「Office ドキュメント」をクリックします。
    メールの新規作成ページ
  5. 「開く」のウィンドウが開きますので、送りたいファイルを選択します。複数のファイルを選択したい場合は、Ctrl キーを押しながらクリックするといいでしょう。ファイルが選択できたら「開く」ボタンをクリックします。
    「開く」のウィンドウ
    ※今回は、Excelの「決算書.xlsx」と「事業計画.xlsx」を送ってみますが、送れるファイルは、Office 製品のファイルだけではありません。「ファイルの種類」を「ドキュメント」から「すべてのファイル」に切り替えると、Office 製品ではないファイルでも送れました。
    。「ファイルの種類」を「ドキュメント」から「すべてのファイル」に切り替える
  6. 選択したファイルが SkyDrive 上にアップされる準備が始まります。「完了」と表示されるまでしばらく待ちます。
    ファイルが準備中。
    SkyDrive 上へファイルがアップされている
    ファイルの準備ができた。
    SkyDrive 上にファイルがアップされた
  7. SkyDrive 上には、メールの「件名」で付けた文字列のフォルダー内に保存されるわけですが、これが不都合場合は、右側にある「詳細の編集」をクリックします。
    image
    「詳細の編集」が開きます。ここでフォルダー名を適切なものに変更できます。なお、このフォルダー名は、日本語入力でも大丈夫でした。しかし、記号は含めないでください。
    「詳細の編集」を開いたところ 
    「詳細の編集」では、フォルダーの有効期限を決めることもできます。また、このメールを受信した人が SkyDrive 上に保存されているファイルを追加、編集、そして削除できないようにしたい場合は「受信者はファイルを追加、編集、および削除できます。」のチェックを外してください。
  8. 「詳細の編集」の変更が完了したら「保存」をクリック。
  9. 後は、いつも通り、メッセージの本文を書き、送信先のメールアドレスを入力して送信します。
    Hotmail の「送信」
  10. 送信が完了すると下記のような「オンラインのドキュメントが添付されたメールが送信されました」と言う確認のページが開きました。
    オンラインのドキュメントが添付されたメールが送信されました」と言う確認のページ

以上で、「Doc メール」の送信が完了です。なお、ファイル自体は、SkyDrive 上に保存されていますので、送信してからでも SkyDrive 上にアクセスし該当フォルダーを開けば、ファイルを編集することが可能です。

さて、受信者にはどういったメールが届くのか?

Hotmail ではないアカウントへ送信し、Windows Live メール で受信してみたところ、こんな風に届きました。
届いた「Doc メール」

署名の下には、SkyDrive 上に保存されているファイル名と「すべてをダウンロード」と言うリンク。そして、SkyDrive でファイルが共有されているという案内文が自動挿入されていました。

※自動的に挿入されたメッセージが文字化けしています。「リンクをクリックしてください。」が正解のようです。どうも、フォルダーに有効期限を設定すると、不規則に文字化けするようですよ。> Windows Live チームさん

「ファイル名」の部分をクリックすると、ブラウザが起動しました。Office 製品の場合は、SkyDrive 上の Office Web Apps が働きます。今回は、「決算書.xlsx」と「事業計画.xlsx」という Excel ファイルを送ったので、Excel Web App で該当ファイルが開きました。
ファイル名の部分をクリックすると ブラウザが起動し Office Web Apps で該当ファイルが開く

なお、送信時、「詳細の編集」で「受信者はファイルを追加、編集、および削除できます。」にチェックが付いている場合は、「ブラウザで編集」が使えます。
Excel Web Apps で「ブラウザで編集」が使える場合
また、「Excel で開く」も使えますので、SkyDrive 上のファイルを受信者が編集し、そのまま、SkyDrive 上に上書き保存することができます。

しかし、「詳細の編集」で「受信者はファイルを追加、編集、および削除できます。」のチェックをはずして送信すると、「ブラウザで編集」が使えませんし、、「Excel で開く」も利用できません。 
Excel Web Apps で「ブラウザで編集」が使えない場合
「受信者はファイルを追加、編集、および削除できます。」のチェックをはずして送信すると、SkyDrive 上では閲覧のみになります。もし、編集をしたい場合は、「ダウンロード」して、自分のパソコン上にファイルを保存してから編集しますが、受信者はそれを 同じ SkyDrive 上に保存し直すことはできません。

また、Office 製品ではないファイルの場合は、SkyDrive 上のそのファイルが保存されている該当フォルダーが開きました。必要に応じで、ダウンロードできるようになっていました。

さて、Docメールでの「ファイル名」ではなく、「すべてをダウンロード」をクリックすると、これまた、ブラウザが起動し、SkyDrive 上からファイルをダウンロードするかどうかの確認が表示されます。ダウンロードするファイルが1つだけの場合は、そのままの形式でダウンロードできるようです。また、複数ファイルある場合は、ZIP 形式で圧縮されてダウンロードできました。
SkyDrive 上から Zip ファイルをダウンロードするかどうかの確認が表示

「詳細の編集」で「受信者はファイルを追加、編集、および削除できます。」のチェックをはずして送信した場合でも、ダウンロードすればファイルの編集が可能です。

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コメント

この機能を頻繁に使い、かつ、有効期限を定めない場合、自分のSkyDrive フォルダが添付ファイルでいっぱいになってしまうので、別の用途で SkyDrive を使う場合は、アカウントを分けた方がよさそうだな、と思いました。
うっかり、SkyDrive 側の操作でファイルを削除してしまって、メール受信者がアクセスできない!ということがないように、Doc メール添付ファイル専用ストレージとしてアカウントを1つ確保する。

また、受信者にファイルの編集を許可する場合、かつ、複数の人にメールを送る場合は、受信者Aが見て、編集して、その後でBが見たファイルは、送信者が意図したのとは違う状態になりうる、ということを意識すべきですね。
簡易 SharePoint のように意図して使うのでない限り、基本的には編集不可にした方がよさそうです。

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