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2011年6月 4日

Office 365 Beta で OneNote の共同編集作業をしてみた

Office 365 Beta で PowerPoint の共同編集作業をしてみた の続き。

WordExcelPowerPoint とOffice 365 Beta での共同編集方法を紹介しましたが、OneNote も微妙に違いました。

ところで、Word、Excel、PowerPoint は、ご存知のことと思いますが「OneNote って何でしょう?」と思われる方もいらっしゃるかもしれませんね。OneNoteは、「パソコンで使えるバインダーのようなノート」といった感じの Microsoft Office 製品です。
参考:Microsoft OneNote 2010 - Microsoft Office

私のブログでも少し紹介しています。

OneNote 2010 が SkyDrive と同期できない

しかし、上記記事は、トラブルの解消法なので、使い方がよくわからない場合は、既にマニュアル本が出ていますので、購入なさってみてください。

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さて、この OneNote、共同編集をするのに、Microsoft Office 2010 の OneNote 2010 と Office 365 の OneNote Web App の両方ともできることがわかりました。しかも、一人は Web 上の OneNote Web App で、もう一人はダウンロードしてパソコンの OneNote 2010 でと言う共同作業もできることがわかりました。OneNote だけは、都合に合わせて、Web 上でもダウンロードしたファイルでも自由に使えるのです。(これが、他の Office 製品でもできると良いですね)

今回は、Office 365 チーム サイトのドキュメント内に保存してある「test_onenote」という OneNote ファイルをメンバーのBlueさんに手伝ってもらって共同編集している様子を紹介します。なお、共同作業をする際は、Lync で通話やチャットと言ったコミュニケーションを取りながら行うとスムーズでしょう。

Office 365 Beta の OneNote Web App で OneNote ファイルの共同編集をする方法

  1. Office 365 のサイトへサインイン、「チーム サイト」の「共有ドキュメント」をクリック。
    Office 365の「チーム サイト」
  2. 「チーム サイト」の「ドキュメント」が開きます。
  3. 「ドキュメント」内に保存されている共同編集したい OneNote ファイルの▼ボタンをクリック。
    「ドキュメント」内に保存されているファイル
  4. メニューが開きます。今回は、OneNote Web App で編集したいので、「ブラウザーで編集」をクリックします。
    ファイルの▼ボタンをクリックすると表示されるメニュー
  5. ブラウザの OneNote Web App で「test_onenote」が開きました。
    OneNote Web App
  6. 誰がどんな編集をしたのか確認したい場合は、「表示」タブの「作成者の表示」をクリック
    OneNote Web App の「表示」タブ
  7. 誰がどの部分を編集したのか名前が表示されます。
    誰がどの部分を編集したのか名前が表示された 
    そして、変更や編集を行っても特に「保存する」という作業の必要もなく、変更や編集した部分の更新は自動的に行われます。
  8. うっかり同じ部分を編集してしまった場合、リボンの下辺りに黄色いバーが出現し「このページには、同期中に反映できなかった更新内容があります。未繁栄の変更内容が含まれているページのバージョンを表示する場合は、ここをクリックしてください。」と表示されました。
    うっかり同じ部分を編集してしまった場合に出現する黄色いバー
    黄色いバーをクリックすると、競合する内容が見られる「ページ」が赤い文字で表示されます。
    赤い文字が競合する内容が見られる「ページ」
    競合している部分は、赤く強調されて表示されます。
    赤い印が付いている競合箇所
    Lync で相談して競合箇所をメインページへコピーし、要らないのであれば黄色いバーをクリックして削除するといいでしょう。
    競合ページで黄色いバーをクリックすると、競合ページをどうするのか選択できる

Office 365 Beta の OneNote 2010 で OneNote ファイルの共同編集をする方法(初回)

  1. まだ、OneNote ファイルをOneNote 2010 ダウンロードして取り込んでいない場合、ファイルへのアクセス方法は、先の OneNote Web App での 3 までと同じ。
  2. メニューが開いたら「Microsoft OneNote で編集」を選択
    ファイルの▼ボタンをクリックすると表示されるメニュー
  3. 「ドキュメントを開く」のメッセージが表示されたら、内容をよく確認して「OK」をクリック。
    「ドキュメントを開く」のメッセージ
  4. OneNote 2010が起動すると同時に「Office 365」の サインインの画面が出るので自分のID とパスワードを入力してサインインする。
    「Office 365 サインイン」の画面
    ※「Microsoft Online Service」のサインイン画面から「Office 365」の サインインの画面になりましたね。
    参考:Office 365 Beta で PowerPoint の共同編集作業をしてみた
  5. OneNote 2010 で Office 365 の共有ドキュメントに保存されている OneNote ファイルが開いた。
    OneNote 2010 で Office 365 の共有ドキュメントに保存されている OneNote ファイルが開く

Office 365 Beta の OneNote 2010 で OneNote ファイルの共同編集をする方法(2回目以降)

  1. 過去に「Microsoft OneNote で編集」で作業を行ったことがある場合、Microsoft Office OneNote 2010を起動させても使えるようになっている。編集したい「ノートブック」を開くとタブの下にオレンジ色のバーで「のノートブックの一部を同期するためにはパスワードが必要です。パスワードが必要なセクションおよびノートブックの一覧を表示するには、ここをクリックしてください」と表示されるのでクリック。
    編集したい「ノートブック」を開くとタブの下にオレンジ色のバーが表示されている
  2. どのファイルと同期を取るのか、確認のバーが表示される。自分の Office 365 のサイトに保存されているファイルであることを確認してクリック。
    どこと同期を取るのか、確認のバー
  3. 「Office 365 サインイン」の画面が出るので自分のID とパスワードを入力してサインインする。
  4. サインインできたら同期が始まる。ノートブックの「同期の状態」アイコンに緑色のチェックが付いたら同期完了。Office 365 の共有ドキュメントに保存されている最新の状態になって開く。
    OneNote 2010での「同期の状態」アイコン。同期が完了した印

Office OneNote 2010が起動したら、Lync を使って相談しながら編集作業をしましょう。相手が編集をすると程なく同期が取られ、その部分に色がついて表示されます。誰がどこを編集しているのか見たい場合は、編集箇所の右側に情報として名前もしくは頭文字が表示されます。そこにマウスポインタを置くといつだれが編集したのかポップアップで表示されます。
OneNote 2010 で共同制作者が表示されている状態

参考:OneNote Web App の概要 - Office Web Apps - Microsoft Office

引き続き、Office 365 上に自分のパソコンで作成した Office 2010 のファイルを保存してみたもご参照ください。

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