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2011年6月18日

Office 365 Beta の Lync 2010 でオンライン会議の開催と招待方法

Office 365 Beta の Lync 2010 の使い方は、Office 365 Beta の Lync 2010 でできることで簡単に紹介しました。この中で「オンライン会議」を少し紹介しましたが、今回は、Lync 2010でのオンライン会議の開催方法とオンライン会議に参加するメンバーの招待方法を紹介しましょう。

Lync 2010 でオンライン会議であると便利な物や準備する物

  • マイク(イヤフォンとセットになっているヘッドセットを使うと便利)
  • Webカメラ(ミーティング現場の様子をビデオで配信したい場合)
  • 発表用のデータ(PowerPointなど)

オンライン会議の開催方法

  1. Lync 2010 にサインインします。
  2. 右側にある「メニューを表示」の▼ボタンをクリックして「今すぐミーティング」をクリック。      
    Lync 2010 の右側にある「メニューを表示」の▼ボタンをクリックしたところ
  3. 「会議のオーディオに参加する」が開いた場合、音声をどうするか決めます。今回は、音声とビデオを使用したいので「Lyncを使用する」を選択して「OK」ボタンをクリックします。      
    「会議のオーディオに参加する」
  4. これで「グループ会話」の画面が開きました。 なお、今回のオンライン会議主催者は「Ramu」です。      
    「グループ会話」の画面 

Lync 2010のオンライン会議に招待する

「グループ会話」の画面が開いたら、これで、オンライン会議を始めることができます。主催者は、オンライン会議に参加する参加者を招待しましょう。「参加者のオプション」をクリックします。 招待の方法としては、「名前または電話番号で招待」と「電子メールで招待」の2通りがあります。   
「参加者のオプション」をクリックしたところ

「名前または電話番号で招待」を使った場合

即オンライン会議を開催したい場合は、「名前または電話番号で招待」を使います。「名前または電話番号で招待」を開くと、現在、Lync に登録してあるメンバーが一覧に表示されます。オンライン上にいる人を選択して「OK」ボタンをクリックします。   
「名前または電話番号で招待」ウィンドウ 
招待された相手には、下記のような「電話会議に招待しています」と言うメッセージが届きます。会議に参加できるのであれば、「承諾」をクリックします。    
「電話会議に招待しています」と言うメッセージ

すると、Lync 2010の「グループ会議」画面が開きまず。これで、オンライン会議に参加できました。   
Lync 2010の「グループ会議」に参加できた

「電子メールで招待」を使った場合

時間を決めて会議を開催する場合は、「電子メールで招待」を使うといいでしょう。「電子メールで招待」をクリックすると、「参加情報と会議のオプション」が開きます。「情報をすべてコピー」をクリックします。 これで、「会議のリンク」のURLがコピーされます。   
「参加情報と会議のオプション」ウィンドウ

後は、普段使っているメールソフトや Microsoft Outlook を起動し、オンライン会議に招待したい人宛のメールを作ります。Outlook であれば、会議出席依頼メールを作成すると便利でしょう。「情報をすべてコピー」でコピーした内容の「会議のリンク」をメール本文に貼り付け、開催日時を記載し送信します。なお、この「会議のリンク」は、開催する度に代わります。新たにオンライ会議を開催すると、過去の「会議のリンク」は利用できなくなりますのでご留意ください。時間を決めてオンライン会議を開く場合は、参加者だけでなく開催者も「会議のリンク」を覚えておきましょう。

メールを受信した相手は、メール本文中に記載されているURLの部分をクリックします。後は、「Lync 2010を搭載している場合」と「Lync 2010を搭載していない場合」とで紹介しましょう。

Lync 2010を搭載している場合

「会議のオーディオに参加する」が開きますので、「Lyncを使用する(音声とビデオの統合)」を選択して「OK」をクリックするといいでしょう。これで、Lync 2010の「グループ会議」画面が開きますので、オンライン会議に参加できました。   
lync2010_pre08

Lync 2010を搭載していない場合

Lync 2010を搭載していないパソコンの場合は、ブラウザが起動し、程なく下記のようなメッセージが表示されます。   
別のブラウザーウィンドウで会議が開始されました。電話から、会議のオーディオをご使用になれます。

なお、ブラウザの「ポップアップ ブロック」が有効になっている場合は、下記のようにポップアップ ブロックを無効にしてから、ページを更新するよう促されることでしょう。   
ブラウザの「ポップアップ ブロック」が有効になっていると表示されるメッセージ

ブラウザのポップアップ ブロックを無効にするか、IEの情報バーでポップアップを許可します。   
IEの情報バーでポップアップを許可

別ウィンドウで、下記のような Lync Web App が開きます。   
Lync Web App のサインイン画面

Lync Web App は、ブラウザーベースの Lync 2010です。これを利用すると、Office 365 のサインイン アカウントを持っていないユーザーでもゲストとしてオンライン会議に参加することができます。

「表示名」欄にオンライン会議に参加する人の名前を入力して「会議に参加」をクリックします。今回は「Guest」と言う名前で参加してみました。これで、通常の Lync 2010 と似たような感じの Lync Web App が開き、オンライン会議に参加できました。   
Lync Web App での「グループ会議」画面

ただし、Lync Web App の音声は、「電話ベースの音声」とのことでした。現在公開されているOffice 365 Beta版の Lync 2010では「電話ベースの音声」が対応していないようで、会議の内容は聞こえませんし、こちらからもしゃべれませんでした。やり方としては、「パソコンかIP電話に電話して会話をする」ということだそうです。

なお、Lync Web App からの参加者「Guest」は、Lync 2010 での「グループ会議」の画面は、下記のように表示されます。

Lync 2010 で参加者の加わった「グループ会議」の画面

また、オンライン会議をしている最中に、新たなメンバーを加えたい場合、Lync 2010 で「オンライン」にいるメンバーを直接マウスでドラッグして「[参加者のオプション] メニューから参加者を招待します」と記載されている枠内にドロップします。   
image

招待されたメンバーが、オンライン会議に参加することを承諾すれば、完了です。   
レッドさんが新たに会議に参加できた

こんな風に必要に応じて、会議のメンバーを増やすことができます。

参考:

引き続き、Office 365 Beta の Lync 2010 でオンライン会議で「デスクトップ」を共有してみた もどうぞご参照ください。

2012年4月18日 追記:
Office 365 のサインイン アカウントを持っていない組織外のユーザーを Lync 2010のオンライン会議に招待する方法は、Lync Online ライセンスを持たないユーザーを Lync オンライン会議に招待もご参照ください。

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