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2011年5月18日

Office 365 Beta で Excel の共同編集作業をしてみた

Office 365 Beta で Word の共同編集作業をしてみたでWordでの共同編集方法を紹介しました。

さて、Excel でも確認してみたところ、違った共同編集方法になることがわかりました。今回は、Office 365 Beta で Excel の共同編集方法を紹介しましょう。

今回は、Office 365 チーム サイトのドキュメント内に保存してある「決算書.xlsx」という Excel ファイルをメンバーのBlueさんに手伝ってもらって共同編集している様子を紹介します。なお、実際に共同作業をする際は、Lync で通話やチャットと言ったコミュニケーションを取りながら行うとスムーズでしょう。

※共同編集できるファイルは、Excel Web App で作成したものか、Excel 2007 以上で作成した拡張子が [.xlsx] のファイルに限られます。Excel 2003/2002の場合は、Word/Excel/PowerPoint 用 Microsoft Office 互換機能パックをインストールする必要があります。そして、「名前を付けて保存」をする際に「ファイルの種類」を「Microsoft Office Excel ブック(*.xls)」から「Excel 2007 ブック(*.xlsx)」に変更してから保存してください。
Excel 2003の「名前を付けて保存」の下の部分 Office 互換性Packをインストールすると「Excel 2007形式」で保存できるようになる

  1. Office 365 のサイトへサインイン、「チーム サイト」の「共有ドキュメント」をクリック。
    Office 365の「チーム サイト」
  2. 「チーム サイト」の「ドキュメント」が開きます。
  3. 「ドキュメント」内に保存されている共同編集したいExcelファイルの▼ボタンをクリック。
  4. メニューが開くので、共同編集したいメンバーと共に「ブラウザーで編集」をクリックします。
    image
    ※Excelで共同編集したい場合は「ブラウザーで編集」を使います。Word編で紹介したようにして「Microsoft Excel で編集」で共同編集をしようとすると、「このファイルは、○○ によって編集がロックされています」と表示されてしまい、共同編集できませんでした。
    「使用中のファイル」メッセージ 「編集がロックされている」
  5. ブラウザの Excel Web App で「決算書.xlsx」が開きました。
    image
    ブラウザの右下を見ると、現在一緒にこのファイルを何人の人で開いているのかわかります。
    ブラウザの右下に表示されている、このブックを編集している人数
    三角ボタンをクリックすると、編集中の人の名前も表示されます。
    このブックを編集しているユーザー名
  6. 編集しようとセルをクリックしましたら、「このセルにはふりがなが含まれています」と表示されました。
    「このセルにはふりがなが含まれています」の警告
    編集をできるようにしたいので「はい」をクリックします。
  7. そうこうしているうちに、Blueさんが編集をしました。しかし、編集していることは、Excel Web App での場合、画面を見ているだけではわかりませんでした。よって、Lync でしっかり相談をしながら編集しないとなりません。

    Blueさんからは「年度の数字を変更する」と連絡がありました。
    年度の数字が**マーク 
    しばらくすると、Lync で連絡があった通りの箇所が自動的に更新されて変化します。
    年度が自動的に数字に更新される
  8. 編集を共同作業している相手にも反映させるには、セル内を編集を行ってから Enter キーを押すか、その編集中のセル以外の部分をクリックすると良いようです。

参考:Excel Web App の概要 - Office Web Apps - Microsoft Office

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