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2011年5月14日

Office 365 Beta で Word の共同編集作業をしてみた

Office 365 Beta の Office Web Apps を使ってみた の続き。

SkyDrive の Office Web Apps。これでも、離れた場所にいる人同士で共同作業ができます。しかし、SkyDrive では、まず「グループ」を作成しなければ、Office Web Apps での共同作業ができません。

参考:Windows Live SkyDrive - Office Web Apps

ところが、Office 365では、元々、グループで作業をすることを前提にしています。だから、共同編集が即できるようになっていました。

実際にどういう風にするとできるのかやってみました。

今回は、Office 365 チーム サイトのドキュメント内に保存してある「お知らせ.docx」という Word ファイルをメンバーのBlueさんに手伝ってもらって共同編集している様子を紹介しましょう。なお、実際に共同作業をする際は、Lync で通話やチャットと言ったコミュニケーションを取りながら行うとスムーズでしょう。

※Word ファイルの共同編集をする場合は、Microsoft Office 2010 が必要です。Office 2007 ではできません。

※共同編集できるファイルは、Word Web App で作成したものか、Word 2007 以上での拡張子が [.docx] のファイルに限られます。Word 2003/2002の場合は、Word/Excel/PowerPoint 用 Microsoft Office 互換機能パックをインストールする必要があります。そして、「名前を付けて保存」をする際に「ファイルの種類」を「Word 文書(*.doc)」から「Word 2007 文書(*.docx)」に変更してから保存してください。   
Word 2003の「名前を付けて保存」の下の部分 Microsoft Office 互換機能パックをインストールすると「Word 2007 形式」で保存できるようになる

  1. Office 365 のサイトへサインイン、「チーム サイト」の「共有ドキュメント」をクリック。      
    Office 365の「チーム サイト」
  2. 「チーム サイト」の「ドキュメント」が開きます。      
    「チーム サイト」の「ドキュメント」
  3. 「ドキュメント」内に保存されている共同編集したいWordファイル(今回は「お知らせ」ファイル)の▼ボタンをクリック。      
    「ドキュメント」内に保存されているファイルの▼ボタン
  4. メニューが開くので、共同編集したいメンバーと共に「Microsoft Word で編集」をクリックします。      
    ファイルのメニューを開いたところ      
    ※Wordファイルを共同編集したい場合、「ブラウザで編集」は使えません。Wordファイル「ブラウザで編集」で編集している最中に他のメンバーも「ブラウザで編集」で開こうとすると「この文章は、現在他のユーザーが編集中のため、Word Web App で開いて編集することはできません。」と表示されます。 なお、これは、Wordだけでなく、PowerPointでも同じ仕様です。      
    「この文章は、現在他のユーザーが編集中のため、Word Web App で開いて編集することはできません。」 
  5. 「ドキュメントを開く」のメッセージが表示されたら、内容をよく確認して「OK」をクリック      
    「ドキュメントを開く」のメッセージ 「ファイルによっては、コンピューターに問題を起こす可能性があります。以下のファイル情報に関して疑わしい点がある場合や、ファイルの入手元を完全に信頼できない場合は、ファイルを開かないでください」
  6. Office Word 2010のアプリケーションが起動。それと同時に「Microsoft Online Service」のサインイン画面も開きます。自分の Office 365 のユーザーIDを入力(入力済みの場合は確認)し、パスワードを入力。「Sign in」ボタンをクリックします。      
    ※「Microsoft Online Service」のサインイン画面が英語ですねぇ。日本語にしてくださいな。      
    Office Word のアプリケーションが起動。同時に「Microsoft Online Service」のサインイン画面も開いた      
    ※Office 2010 ではなく、Office 2007を使っている場合は、下記のような「使用中のファイル」メッセージが開き、「このファイルは、○○ によって編集がロックされています」と表示されてしまいました。      
    「使用中のファイル」メッセージ 「編集がロックされている」      
    Office 2007では、リアルタイムでの共同編集作業はできないようです。リアルタイムで共同編集作業をしたい場合は、お互い Office 2010 を使ってください。      
    また、「このファイルは、○○ によって編集がロックされています」の案内は、誰かが「ブラウザで編集」している最中に、「Microsoft Word で編集」で開こうとすると表示されます。誰が編集中なのかは名前が表示されていてわかりますので、Lync で連絡を取って相談してみてください。
  7. Word 2010が起動し、編集したいファイルが表示されます。      
    Word アプリが起動し、ファイルが開いた 
    共同で編集している場合は、下の方にポップアップが表示され、現在、このドキュメントを他の人も開いていることを知らせてくれました。      
    他の人も編集中であることを知らせるポップアップ      
    ステータス バーをクリックすると、編集中の人の名前が表示されます。      
    このドキュメントを編集中のユーザー
  8. そうこうしているうちに、Blueさんが編集を開始しました。すると、編集したらしい段落にこんな印がつきました。      
    Blue さんが編集したらしい部分
    Lync から「日付を編集している」と連絡がありました。
  9. そのうちに、ステータスバーに「更新あり」と表示されました。      
    ステータスバーに「更新あり」と表示された      
    このステータスバーの「更新あり」は、共同編集した相手がファイルを上書き保存すると表示される模様です。
  10. 「保存」をクリックするか、Ctrl+S キーを押します。      
    「保存」をクリック
  11. 「この文書は、他の編集者が行った変更内容を反映して更新されました。[ファイル] タブをクリックすると、文章を以前のバージョンと比較できます」と表示されるので、「OK」をクリック      
    「この文書は、他の編集者が行った変更内容を反映して更新されました。[ファイル] タブをクリックすると、文章を以前のバージョンと比較できます」
  12. 編集してもらった箇所には、ちょっと色がついて表示されるようです。 
    編集した部分には、色が付く
  13. こちらからもファイルに書き加えたら、「保存」をクリックするか、Ctrl+S キーを押しましょう。すると、相手のWordのステータスバーに「更新あり」と表示されました。こうやって、お互いファイルが更新されたことがわかるようになっています。

Lync でチャットや通話して情報交換しながら、編集していくとスムーズでしょう。

参考:Word Web App の概要 - Office Web Apps - Microsoft Office

PowerPoint Web App の概要 - Office Web Apps - Microsoft Office

さて、Excelの場合は、Word と共同編集の方法が違うことがわかりました。Office 365 Beta の Office Web Apps で共同編集作業をしてみた(Excel編)もご覧ください。

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