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2011年5月19日

Office 365 Beta で PowerPoint の共同編集作業をしてみた

Office 365 Beta で Excel の共同編集作業をしてみたの続き。

Word、Excel とOffice 365 Beta での共同編集方法を紹介しましたが、PowerPoint も微妙に違いました。

今回は、Office 365 チーム サイトのドキュメント内に保存してある「迷惑メールについて.pptx」という PowerPoint ファイルをメンバーのBlueさんに手伝ってもらって共同編集している様子を紹介します。なお、共同作業をする際は、Lync で通話やチャットと言ったコミュニケーションを取りながら行うとスムーズでしょう。

※PowerPoint ファイルで共同編集をする場合は、Microsoft Office 2010 が必要です。Office 2007 ではできません。

※共同編集できるファイルは、PowerPoint Web App で作成したものか、PowerPoint 2007 以上で作成した拡張子が [.pptx] のファイルに限られます。PowerPoint 2003/2002の場合は、Word/Excel/PowerPoint 用 Microsoft Office 互換機能パックをインストールする必要があります。そして、「名前を付けて保存」をする際に「ファイルの種類」を「プレゼンテーション(*.ppt)」から「PowerPoint 2007 プレゼンテーション(*.pptx)」に変更してから保存してください。    
PowerPoint 2003の「名前を付けて保存」で「ファイルの種類」を開いたところ

Office 365 Beta で PowerPoint ファイルの共同編集をする方法

  1. Office 365 のサイトへサインイン、「チーム サイト」の「共有ドキュメント」をクリック。      
    Office 365の「チーム サイト」
  2. 「チーム サイト」の「ドキュメント」が開きます。
  3. 「ドキュメント」内に保存されている共同編集したいPowerPointファイルの▼ボタンをクリック。      
    「ドキュメント」内に保存されているファイルの▼ボタン
  4. メニューが開くので、共同編集したいメンバーと共に「Microsoft PowerPoint で編集」をクリックします。      
    ファイルのメニューを開いたところ      
    ※PowerPoint ファイルを共同編集したい場合、「ブラウザで編集」は使えません。PowerPoint ファイルを「ブラウザで編集」で編集している最中に他のメンバーも「ブラウザで編集」で開こうとすると「このプレゼンテーションは、○○によってロックされているため、編集用に開くことができません。」と表示されます。      
    このプレゼンテーションは、○○によってロックされているため、編集用に開くことができません。      
    なお、これは、PowerPoint だけでなく、Word でも同じ仕様です
  5. 「ドキュメントを開く」のメッセージが表示されたら、内容をよく確認して「OK」をクリック      
    「ドキュメントを開く」のメッセージ 「ファイルによっては、コンピューターに問題を起こす可能性があります。以下のファイル情報に関して疑わしい点がある場合や、ファイルの入手元を完全に信頼できない場合は、ファイルを開かないでください」
  6. 「Microsoft Online Service」のサインイン画面が開きます。自分の Office 365 のユーザーIDを入力(入力済みの場合は確認)し、パスワードを入力。「Sign in」ボタンをクリックします。      
    ※「Microsoft Online Service」のサインイン画面が英語ですねぇ。日本語にしてくださいな。      
    「Microsoft Online Service」のサインイン画面 
    ※Office 2010 ではなく、Office 2007しか搭載していない場合は、下記のようなメッセージが開き、「現在使用中です。読み取り専用で開きますか?」と表示されてしまいました。      
    「現在使用中です。世に鳥専用で開きますか?」      
    Office 2007では、リアルタイムでの共同編集作業はできないようです。リアルタイムで共同編集作業をしたい場合は、お互い Office 2010 を使ってください。
  7. PowerPoint 2010が起動し、編集したいファイルが表示されます。      
    PowerPoint 2010で編集したいファイルが起動 
    上部に「保護されたビュー」の黄色いバーが表示されていました。「編集を有効にする」をクリックして編集できるようにします。
    「保護されたビュー」の黄色いバーに表示されている「編集を有効にする」
  8. 共同で編集していると、下の方にポップアップが表示され、現在、このドキュメントを他の人も開いていることを知らせてくれました。 
    「Blue がこのドキュメントを編集しています」のポップアップ      
    ステータス バーをクリックすると、編集中の人の名前が表示されます。 
    このドキュメントを編集中のユーザー
  9. そうこうしているうちに、Blueさんが編集を開始しました。Lync から「1枚目のスライドを編集する」と連絡がありました。すると、スライドタブの編集中のスライドの右下にヒト型のマークがつきました。      
    スライドタブの編集中のスライドの右下にヒト型のマークが付いた
  10. そのうちに、ステータスバーに「更新あり」と表示されました。      
    ステータスバーに「更新あり」と表示      
    このステータスバーの「更新あり」は、共同編集した相手がファイルを上書き保存すると表示される模様です。
  11. 「保存」をクリックするか、Ctrl+S キーを押します。 
    PowerPoint 2010 の「保存」ボタン
  12. 「このプレゼンテーションは、他の編集者が行った変更内容を反映して更新されました。[ファイル] タブをクリックすると、プレゼンテーションを以前のバージョンと比較できます」と表示されるので、「OK」をクリック 
    「このプレゼンテーションは、他の編集者が行った変更内容を反映して更新されました。[ファイル] タブをクリックすると、プレゼンテーションを以前のバージョンと比較できます」
  13. 変更がこちらにも反映されました。      
    「1から始めるお母さんのためのパソコン教室」だったのが「世の中は不思議なことだらけ」に変更された
  14. こちらからもファイルに書き加えたら、「保存」をクリックするか、Ctrl+S キーを押しましょう。すると、相手のWordのステータスバーに「更新あり」と表示されました。こうやって、お互いファイルが更新されたことがわかるようになっています。

Lync でチャットや通話して情報交換しながら、編集していくとスムーズでしょう。

参考:PowerPoint Web App の概要 - Office Web Apps - Microsoft Office

引き続き、Office 365 Beta で OneNote の共同編集作業をしてみたもどうぞ。

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