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2010年6月14日

Office 2010 で「スクリーン ショット」を挿入する場合

Office 2010 の新機能でリボンの「挿入」から「スクリーン ショット」を文書内に入れることができるようになりました。

参考:スクリーン ショットの挿入がカンタンに - Microsoft Office 2010

Word 2010 の「挿入」タブにある「スクリーンショット」

これは、現在開いているウィンドウ(最小化していないウィンドウ)を簡単に画像データとして取り込んでくれて、しかも、選択したウィンドウを文書中に画像として挿入してくれるという機能です。
Word 2010 で「スクリーンショット」をクリックしてみたところ

実際に文書中に挿入してみるとこんな感じ。
「挿入」の「スクリーン ショット」で Windows 7の「ライブラリ」を挿入してみた

ところで、既存のファイルを開いてみたところ、「スクリーンショット」のコマンドが使えるタイプと使えないタイプがあるのに気がつきました。

「スクリーンショット」がグレーで使えないタイプ 「スクリーンショット」が使えるタイプ

それは、ウィンドウのタイトルバーに「互換モード」と表示される拡張子が [doc] ファイルで起こりました。これは、「互換モード」でも「Word 97-2003 互換モード」でした。同じ「互換モード」と表示されていても、拡張子が [docx] の場合は、「スクリーンショット」が使えます。確認すると、使える方は「Word 2007 互換モード」でした。

どちらの「互換モード」になっているのかを確認する方法

  1. 「ファイル」タブをクリック。
    Word 2010 の「ファイル」タブ
  2. 「情報」が選択されていることを確認し、「共有準備」の「問題のチェック」ボタンをクリック。
    image
  3. 表示されたメニューより「互換性チェック」選択。
    「問題のチェック」ボタンをクリックしたところ
  4. 「互換性チェック」が表示されるので「表示するバージョンを選択」ボタンををクリックすると、「文書のモード名」の横にチェック マークが表示されてわかるようになっています。
    「Word 97-2003 互換モード」の場合 「Word 2007 互換モード」の場合

さて、[doc] で「互換モード」と表示されるファイルで「スクリーンショット」を使いたい場合は、どうするといいのでしょう?ヒントは、グレー表示されている「スクリーンショット」のアイコンをマウスで抑えてみたところ教えてくれました。

グレー表示の「スクリーンショット」アイコンをマウスでおさえると表示される「ヒント」

このコマンドは、現在使用できません。
このドキュメントは互換モードで開かれています。この機能を使用するのは、[ファイル] タブをクリックして [変換] をクリックし、ドキュメントを新しい形式に変換してください。

ということで、下記のように作業します。

  1. 「ファイル」タブをクリック
    Word 2010 の「ファイル」タブ
  2. 「情報」が選択されていることを確認し、「互換モード」の「変換」ボタンをクリック。
    Word 2010 の「ファイル」タブ内
  3. 確認のメッセージが表示されます。
    この処理では、文章を最新のファイル形式に変換します。文章のレイアウトが変更される場合があります。変換すると、Word のすべての既往が使用可能になります、ファイル サイズが小さくなります。この文書は、変換されたバージョンに置き換えられます。
    「この処理では、文章を最新のファイル形式に変換します。文章のレイアウトが変更される場合があります。変換すると、Word のすべての既往が使用可能になります、ファイル サイズが小さくなります。この文書は、変換されたバージョンに置き換えられます。」とありますので、「OK」をクリック。

以上で、タイトルバーのファイル名の所にあった [互換モード] の表示が消え、「スクリーンショット」も使えるようになりました。
タイトルバーの [互換モード] が消え、、「スクリーンショット」も使えるようになった

ところで、上記の画像のタイトルバーには、「お知らせ.doc」と表示されていますが、これを上書き保存しようとすると、 [docx] ファイルで保存するよう促されます。このまま、自分のパソコンで持っていればよいファイルでしたら、[docx] ファイルのままで構いません。しかし、他所様からもらったファイルで、またその方に返す場合。Word 97 から Word 2003 で開くのに都合の良いファイル形式にしたい時は、「名前を付けて保存」を開き、下の方にある「ファイルの種類」を「Word 97 –2003 文書(*.doc)」に変更して保存し直す必要があります。

「名前を付けて保存」の「ファイルの種類」を開いたところ

なお、互換モードで利用できない機能は、「スクリーン ショット」だけでなく、「文字の効果」「数式」などがあります。しかし、マウスで利用できないコマンドをおさえると、なぜ使えないのか「ヒント」で教えてくれることでしょう。
「互換モード」だと「文字の効果」も使えない

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