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2004年12月 6日

PTA広報誌の作り方

2004年現在、私は、PTAの広報委員会に所属しています。広報委員は、一度なりますとなかなか抜けさせてもらえなくて、既に5年になります。

こちらの広報誌は、編集段階からパソコンを使用しています。広報委員は、募集時に「ちょっとでも良いからパソコンが使える人」としています。そう言う人は、自宅にパソコンがありますからね。

作り方としては、こんな感じです。

まずは、企画会議から。
原稿依頼に、写真依頼。
まぁ、これは、どこでも一緒でしょうね。
ただし、「原稿は、メール送信でも可」にしてあるのが特色でしょう。

手書きの原稿が集まった段階で広報委員全員が集まります。原稿は、Windows のアクセサリ内にある「メモ帳」を使ってデジタル化します。写真は、デジカメで撮ったものは、そのままですが、紙焼きは、スキャナを持っている画像編集の得意な人が担当し、デジタル化します。

デジタル化された原稿は、メールで、Word 操作の得意な担当者に送ります。
画像は、メールで送ると大変なことになりますので、CD やフロッピーで子供を通して届けます。

Word 担当者は、とりあえず、A3の雛形に全ての原稿、写真を挿入します。
文字は、テキストボックス内に流し込み、後で自由な位置に移動できるようにしておきます。

ここまで、出来上がったら、一度広報委員全員が集まり、各ページを全員で粗校正をします。字の打ち間違い、言葉の使い方などをチェックして直します。空白には、イラストやカットを挿入。ラインも季節にあったものを選び挿入していきます。

荒々出来上がった段階で編集長が持ち帰り、校正します。
その後は、学校でチェックしてもらい、印刷所に持ち込んで印刷してもらうのですが…

最近、ちょっと困っています。Word のバージョンがいろいろになってきたのです。

私が広報委員になった5年前は、Word 2000が主流でした。数名、Word 98の人もいましたが、学校も一太郎から Word を導入した時期と重なり、Word 2000でおこなえば、間違いなかったのです。

ところが、昨今、Word 2002に Word 2003と出て来始めました。新しいバージョンなのだから、古いバージョンを取り込むのならば問題ないだろうと思いがちですが、ダメなんです。

ちょっと複雑な書式設定をしていると、レイアウトが崩れます。また、画像が正しく表示されているにも関らず、印刷してみると全く印刷されないということもあるのです。

Word で仕事をしている方ならば、ご存知でしょう。Word で仕事を受ける際は、厳しいバージョンの制限があって、募集の時に「このバージョンで!」と指定を受けるぐらいです。しかし、これは、仕事じゃなくて、PTA役員のボランティア活動。そこまで指定できません。

また、データを持ち歩く媒体にも最近困っています。できるだけ綺麗に見せたいので、写真は、あまり圧縮せず、大きいままで挿入します。広報誌1枚あたりの容量が2MBは当たり前、下手をすると10MBにもなることがあります。
とてもじゃないのですが、フロッピーには収まりません。以前の担当者は、MOを持っている人もいたのですが、最近はちょっといません。CDに焼いたり、USBフラッシュメモリーを使用したり。

パソコンを持っているという人も、最近はいろいろな環境の方がいて、なかなか難しくなってきています。

12カ月のイラスト・カット  はじめての広報誌・社内報編集マニュアル  広報・雑誌づくりのらくらく編集術新訂版  広報・雑誌づくりのらくらく文章術

追記:2007年5月13日
私は、既にPTA広報委員を引退しました。しかし、新年度になると、このページの閲覧数が増えます。広報委員になって不安に思う方が検索していらっしゃるようですね。申し訳ないのですが、このページの内容は既に古いです。一応、参考までにとして残しておきますが、コメントの設定を「受け付けない」に変更いたしました。どうぞ、ご了承ください。

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PTA広報誌の作成体験記を見つけたので、リンクさせてもらいます。 世の中は不思議なことだらけ:PTA広報誌の作り方 広報委員を長年勤め... [続きを読む]

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